Se pensa mudar de programa de faturação deve ter alguns cuidados na hora de mudança.
Altura e forma de faturação
Não é necessário esperar por um novo mês, um novo trimestre ou por um novo ano fiscal para mudar de programa de faturação. Pode mudar de programa de faturação a qualquer altura do ano.
É necessário, contudo, saber se o novo programa usa o mesmo tipo de comunicação à Autoridade Tributária que utilizava anteriormente, já que a AT aceita uma só forma de comunicação.
Como se procede com as séries de faturação
Deve-se prestar atenção à questão das séries de faturação. Cada programa de faturação tem um código específico que o identifica. Se estava a utilizar uma série de faturação chamada “2016”, e se vai mudar para outro programa de faturação, terá de criar uma nova série de faturação, com outro nome, como por exemplo: 2016A.
Na nova série de faturação, a numeração dos documentos tem de começar do 1. Estas séries de faturação são criadas de forma automática e específica pelo programa de faturação. Os documentos emitidos dentro de uma série diferenciam-se pelo prefixo antes da série/número.
Importar dados entre programas
Alguns programas permitem importar os dados como os nomes dos clientes, dos produtos e dos serviços, evitando a inserção manual de dados. Procure um programa com esta funcionalidade.
Fique com exemplos de programas de faturação certificados pela AT.
Guardar registos de faturas por 10 anos
Segundo o artigo 123.º do CIRC, ao mudar de software de faturação, devem ser conservadas cópias de segurança de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um período de 10 anos. Incluem-se os ficheiros SAFT-PT, as faturas eletrónicas e em papel do programa anterior. Este arquivo pode ser totalmente digital.
