5 competências de organização

Organização compreende tudo o que é essencial para manter uma vida estruturada, de acordo com os nossos objetivos.

No trabalho, estas soft skills promovem a eficiência, a eficácia e, em última análise, a produtividade. E a produtividade é condição para atingir objetivos e bons níveis de performance, quaisquer que sejam as atividades.

Pessoas com aptidões de organização têm normalmente a capacidade de gerir tempo, definir e alcançar objetivos.

Ao demonstrar estas capacidades no CV e, depois, ao comprová-las no seu dia-a-dia de trabalho, vai evidenciar que tem potencial para ir mais além, nomeadamente para cargos com maior responsabilidade e até de liderança.

As competências de organização, pela sua importância, integram o currículum vitae em formato europeu. Veja em quais destas soft skills se revê e mencione-as no seu CV.

1. Gestão do tempo

O tempo é um recurso escasso sempre que se depara com diferentes assuntos para tratar, tarefas a executar ou projetos a decorrer em simultâneo.

Ter a capacidade de lidar com vários temas em simultâneo é algo que deve evidenciar no seu CV. Pense no tipo de funções que já exerceu e na forma como elas contribuíram para o ajudar a gerir o tempo.

Saber priorizar ou ter capacidade de trabalho em timings exigentes podem ser palavras-chave a utilizar. Saber delegar tarefas, também.

Se o tempo não dá para tudo, hierarquize prioridades. Para isso, terá que dominar cada um dos temas e perceber as implicações de os colocar entre os temas mais ou menos prioritários. Ter esta capacidade vai permitir-lhe resolver todas as questões sem stress e sem perder o controlo da situação.

Deve ainda saber como e quando delegar tarefas. Ter a noção antecipada de que não vai conseguir abarcar tudo num determinado prazo, é uma qualidade. Saber quais as tarefas a delegar e a quem, conforme as especialidades de cada um, é revelador de maturidade e racionalidade.

Se delegar, deve saber monitorizar o trabalho dos outros, revela que sabe gerir. A correta delegação de tarefas permite obter mais em menos tempo.

2. Organização mental e organização física

Ser capaz de se organizar mentalmente e manter a sua secretária organizada são coisas bem distintas, mas ambas necessárias a uma boa organização. Avalie como estão estas suas aptidões e inclua no seu CV as que melhor o caracterizam.

Possuir organização mental traduz a capacidade de manter as ideias em ordem, de manter a concentração e a frieza para atuar com racionalidade e espírito crítico, para identificar, avaliar e resolver problemas, para ser criativo e perspicaz.

Manter a mente livre quando chega ao seu trabalho vai ajudá-lo a lembrar-se de informações importantes, vai ajudá-lo a memorizar outras e a processar informação. Irá ajudá-lo a comunicar de forma eficaz.

Tome notas, registe ideias que vão surgindo, faça listas de tarefas (as "to-do-lists") e coloque um visto (ou um tick) sempre que concretizar uma ideia ou realizar uma tarefa. Isso vai dar-lhe o sentimento de "dever cumprido" e fazer sentir-se bem. No final, conseguirá uma maior assertividade e produtividade.

Para além da boa organização mental, deve manter o seu arquivo (físico ou virtual) devidamente organizado. O caos pode tornar-se "ingerível" em tempos de stress, evite-o:

Na utilização do software da empresa, estruture os documentos de forma inteligente e perspicaz, de forma a que lhes possa aceder de forma expedita.
Mantenha a sua mesa limpa e organizada, com ordem, não misture temas.
Não deixe informação confidencial ao acaso e não corra o risco de perder documentos importantes.
Guarde de forma criteriosa toda a informação importante, seja ela escrita, em vídeo ou fotografia.
Reduza o papel, digitalize o que for possível e imprima o estritamente necessário. Terá um comportamento sustentável, que a organização e o planeta agradecem.

3. Planeamento

Ser organizado significa necessariamente saber planear.

Planear significa definir os objetivos e os meios para os atingir. É projetar,com a adequada antecedência, o que precisa de ser feito e quando, e qual a estratégia para o concretizar.

Planear é ainda ponderar cenários alternativos para o caso de a estratégia de base não ser alcançada. Ao planear deve ter um tipo de "road map" para ir monitorizando e priorizando cada etapa ao longo do processo.

Capacidade de planeamento e organização andam normalmente a par e, pela sua importância no dia-a-dia das empresas, não deve esquecer de as mencionar no seu CV, independentemente de estas serem ou não um requisito na oferta de emprego.

4. Gestão de projetos

Se é uma pessoa com experiência na gestão de projetos então tem, com certeza, as aptidões inerentes, desde logo as de organização e planeamento, e será também uma pessoa focada e capaz de gerir prioridades.

As competências na gestão de projetos são frequentemente solicitadas para determinadas funções mas, ainda que não o sejam para a vaga a que está a responder, inclua-as no seu CV. Se é capaz de gerir vários projetos em simultâneo, dê exemplos de quantos e em que período de tempo o conseguiu fazer. Refira o tipo de projetos de modo a que o recrutador possa aferir da respetiva complexidade.

Mencione ainda se o fazia sozinho ou em equipa e, neste caso, a dimensão da equipa. Se geria equipas, então estará a evidenciar também as suas capacidades de liderança.

5. Capacidade de liderança

O sucesso das equipas de trabalho determina o sucesso e a boa performance de uma empresa. Por seu lado, uma equipa só será bem sucedida nos seus objetivos, se for bem estruturada e orientada, ou seja, bem gerida. Gerir adequadamente uma equipa implica, antes de mais, organização.

Alguém que sabe gerir constitui uma mais-valia para o empregador, pois garante-lhe a condução de uma equipa até ao objetivo. Saber gerir equipas implica capacidade de liderança.

Ilustre essa capacidade, dando exemplos do tipo de tarefas e/ou projetos (mais ou menos complexos) de que foi responsável. Quantifique, sempre que possível, as suas conquistas. Demonstrará, assim, não só competências de organização e de gestão de equipas, mas também que se encontra habilitado para funções de liderança.

Liderança exige várias competências em simultâneo, muitas dos quais se se desenvolvem e aperfeiçoam com a experiência profissional. Verifique aqui algumas dessas competências: