Controle as despesas mensais com esta lista em Excel
Com o mapa em excel que preparámos para o seu orçamento familiar, vai conseguir saber quanto gasta e onde gasta. É a ferramenta que precisa para o controlo das suas despesas e está disponível aqui Folha excel de despesas mensais.
Quando chegarmos ao final do exercício que lhe propomos, certamente, vai querer poupar. Vai ver que é possível e quanto mais cedo começar, mais poupa.
Mas antes, acompanhe-nos. Antes de começar a poupar e, independentemente do seu objetivo de poupança, sabe quanto gasta?
Identifique as despesas fixas, uma a uma, mês a mês
Ter uma ideia de gastos é muito comum, mas poucos sabem, com pequena margem de erro, quanto efetivamente gastam por mês.
Não é possível controlar o que não conhecemos. Há que saber, antes de tudo, onde gastamos e como gastamos. Por isso, primeira coisa a fazer será listar as despesas e, prepare-se, provavelmente vai ficar surpreendido.
Faça uma lista em excel e coloque lá todas as suas despesas fixas, mês a mês. Use o mapa que preparamos para si, que tem dois tipos de folhas para cálculo de despesas. Use a que melhor lhe convier.
Imaginemos um casal com uma filha na escola. Este é o mapa de despesas fixas da família:
Siga os seguintes passos:
Passo 1. Identifique as despesas fixas
- liste todas as despesas fixas comuns do casal e também dos filhos;
- em cada mês assinale o valor da despesa, tendo em conta que há despesas que não tem todos os meses (água e luz/gás, IMI, seguros, livros escolares, etc, etc);
- para aquelas despesas que não paga todos os meses e em que a despesa varia, como água, luz e gás, consulte os recibos que tem do último ano e coloque os valores nos meses respetivos (serve de referência para o ano corrente).
Se as despesas fixas que incluímos no mapa excel não forem suficientes, insira tantas linhas quantas precisar.
Passo 2. Adapte o mapa para despesas habituais
Ajuste agora o mapa ao seu perfil, faça um esforço por se lembrar de todas as despesas "menos fixas" e acrescente o valor nos meses respetivos (insira as linhas que pretender no nosso excel):
- se janta ou almoça fora religiosamente x vezes por mês;
- se subscreve jornais ou revistas;
- se fuma, coloque o valor mensal (ex: 1 maço por dia a cerca de 5€, serão 150€/mês);
- se vai ao ginásio e paga um valor único familiar;
- se os seus filhos têm despesas distintas ou adicionais (não esqueça almoços, se não os incluir no valor mensal da escola);
- se tem encargos com lares;
- se vive numa casa alugada, inclua as rendas pagas (em vez dos custos em empréstimos e seguro de vida).
Passo 3. Obtenha totais por despesa, por mês e o gasto médio mensal
Agora que já identificou todas as despesas:
- some em coluna, para saber quanto gasta em cada mês;
- some em linha, para saber quanto lhe custa, no final do ano, cada uma das suas rubricas;
- divida os totais de cada rubrica por 12, e obtém o gasto médio mensal de cada despesa.
No caso desta família, chegaram à conclusão que, contas feitas, gastam em média perto de 2.000€/mês. A média exata é de 1.915€, significando meses acima e abaixo deste valor.
Se preferir, pode diluir os gastos que tem só em alguns meses, por todos os meses. Assim distribui as oscilações de despesa, evitando os meses mais pesados (mas também os mais leves). Se assim fizer, todos os meses vão surgir com o mesmo valor de despesa.
Tudo vai depender de como quer encarar as suas despesas, se prefere ter uns meses mais folgados do que outros, ou se prefere encarar todos os meses por igual. Com o nosso exemplo, vamos transformar a despesa de condomínio numa despesa de 12 meses:
- some os 200€ em janeiro, de março, de junho e de setembro, obtém 800€;
- divida 800€ por 12 meses e obtém 67€ todos os meses;
- inscreva os 67€ mês a mês, em vez dos 200€ em 4 meses.
Se assim fizer com todas as despesas que não caem todos os meses, vai ter uma estimativa de gasto mensal igual todos os meses, neste caso, cerca de 1.915€.
Despesas variáveis mês a mês: duas opções
Esta é a parte mais difícil da questão. Quanto é que as despesas fixas representam do rendimento que entra todos os meses? 40%? 50%? 60%? Será que há folga para uma emergência? E há folga para as despesas variáveis? Faltam estas.
Qual a estimativa de gastos variáveis? Uma compra aqui, outra ali, um presente, o Natal, a Páscoa, os afilhados, os aniversários... mais um jantar, mais um bar, a gasolina ou gasóleo, o cabeleireiro, o barbeiro, etc etc.
Aqui tem duas opções:
1. Inclusão de todas as despesas variáveis previstas, incluindo as pessoais
Se listar as despesas fixas e estimar todas as variáveis, vai ficar tudo previsto e terá um verdadeiro orçamento familiar. Ao fazê-lo está a definir um teto máximo para as suas despesas totais em face do rendimento que entra é é isto que o vai guiar todos os meses.
Mês a mês, preveja o que pode gastar. Inclua cada rubrica e o valor previsto em cada mês. É trabalhoso e exige um controlo quase diário. Pode ser desmotivador e deitar tudo a perder, quando começar a esquecer-se de preencher o seu mapa.
No caso de um casal com filhos há que prever as despesas variáveis de todos. Terá que incluir também a despesa "imprevistos", para as coisas que, certamente, não se vai lembrar.
Para juntar tudo, é ainda preciso que os rendimentos se concentrem numa mesmas conta, ou faça isso no final do mês. Se não for assim, será mais complicado gerir a logística de despesas e receitas.
2. Inclusão apenas das despesas variáveis comuns e mais significativas
A opção 1 que apresentamos significa controlo total, mas é difícil de manter e difícil de estimar. A sua dificuldade pode fazer com que tudo fique perdido e não é isso que queremos.
Por exemplo, num casal, a maior parte destas despesas já caem na esfera de cada um dos cônjuges. Pode ficar cada um responsável pelas suas despesas pessoais, as tais despesas variáveis.
Opte por uma solução mais simples e que fica "pronta" para o ano todo:
- pense nas despesas variáveis comuns do agregado e que maior peso representam no orçamento, por exemplo férias, Natal e Páscoa (presentes), os seguros dos carros, o IUC, etc, etc;
- se os seus filhos têm despesas variáveis mais ou menos previsíveis, identifique-as e quantifique-as;
- insira todas essas despesas variáveis comuns do agregado, nos meses respetivos.
Orçamento mensal: acrescente o rendimento às suas despesas e tire conclusões
Agora que tem as despesas do agregado, acrescente uma linha no seu mapa para colocar o rendimento que entra todos os meses. Analise como está essa relação receita / despesa. Voltamos a ter que falar do peso que as despesas, agora totais do agregado, representam do rendimento que entra todos os meses.
No caso do casal, ambos com rendimentos, cada um terá que ter a sua folga para despesas pessoais e cada um terá que ter uma margem para uma emergência comum. Se está sem folgas, ou com folga reduzida, é urgente começar a poupar.
Olhando para as suas despesas mensais, analise onde é possível fazer cortes, para aumentar a sua folga de emergência.
A repartição das despesas pelo casal: modelos possíveis
Partimos do cenário em que identificou todas as despesas fixas e as principais despesas variáveis do agregado. É o mais simples e o "mais executável".
E agora? Como afetar os rendimentos de cada membro do casal a tais despesas? Tal vai depender do conforto financeiro e também do perfil dos elementos do casal. Alguns perfis possíveis:
Um por todos
Num casal em que um deles suporta feliz todas as despesas, não há questões. Esse membro, ele ou ela, recebe o seu ordenado e paga todas as despesas fixas, que possivelmente são debitadas na sua conta. Sempre que há despesas variáveis é só pedir, que ele paga. Não há contas a fazer e continuam felizes.
Juntos na pobreza e na bonança: os 50/50
Se num casal, um ganha menos que o outro, mas aceita uma divisão 50/50, também é simples. Se cada um tem a sua conta ordenado, um fica a gerir as despesas, devendo o outro transferir-lhe, todos os meses, 50% das despesas totais. Mais simples ainda, a criação de uma conta para despesas da família que cada um provisiona todos os meses com a sua quota-parte nas despesas.
Os matemáticos
Se num casal um ganha menos que o outro e acha que deve também arcar com menos despesas, o mais acertado é fazer algo muito simples, e mais justo. Trata-se de utilizar nas despesas o mesmo peso que se tem no rendimento.
É simples, se depois de somar os rendimentos do casal, um ganha 40% do total e o outro 60%, então o primeiro deverá arcar com 40% e o segundo com 60% das despesas:
- A ganha 2.090€ / mês e B ganha 1.400€ / mês: rendimento total mensal de 3.490€;
- A ganha cerca de 60% do total (2.090€/3.490€) e B ganha 40% (1.400€/3.490€).
Depois, a logística mensal é semelhante ao anterior. Ou uma das contas do casal é usada como a conta de pagamento de despesas, e o outro cônjuge transfere a sua quota-parte, ou cada um transfere a sua parte para uma conta conjunta, que funciona só para despesas do agregado.
Resultado final: o ponto de partida para a poupança
Voltando ao nosso exemplo. Imaginemos que teríamos adicionado despesas variáveis do casal no mês de abril, julho e dezembro:
- 100€ em abril para despesas de Páscoa;
- 2.000€ em julho para as férias do casal com uma filha;
- 250€ para presentes de Natal.
Considerando os totais das despesas fixas do mapa anterior, mais estas despesas variáveis, teríamos um agravamento naqueles 3 meses do ano.
Se agora, incorporarmos os rendimentos do casal e afetarmos às despesas totais a mesma percentagem de rendimento de cada um, obtemos o seguinte mapa final:
No nosso exercício constata-se um mês crítico: julho. Aqui, cada elemento do casal consegue fazer face às despesas comuns, mas nada sobra para a esfera pessoal.
Este é o mês de férias no nosso exemplo, em que o "rendimento pessoal" de cada elemento do casal sai prejudicado pelo custo das férias. Mas não foi à toa. Serve para lembrar que, no mês em que é recebido o subsídio de férias, o mesmo terá que ser poupado para férias e, quiçá, também para despesas extra (infelizmente para muitos será apenas para despesas...). Entre abril e julho há que gerir o "excedente" de abril de forma sensata e racional.
Este é um alerta e, possivelmente, vão surgir-lhe outros no mapa que vai construir. Daí que estas simples ferramentas de controlo familiar, se revelem bastante úteis para prevenir situações de rutura.
Como qualquer empresa, o melhor é mesmo ter uma ideia dos seus fluxos de caixa mensais, quanto entra e quanto sai, como vai a sua tesouraria pessoal. Quanto mais complexo for o seu modelo de despesas e receitas, maior controlo vai ter.
Depois disto, pode estimar, por exemplo, quanto precisa para uma almofada financeira (rendimento nulo / desemprego) durante 6 meses. Se alguém não tinha consciência da importância desta almofada, em termos pessoais ou empresariais, tirou certamente todas as dúvidas com a pandemia que vivemos.
No nosso exemplo simplificado, esse montante seria de cerca de 12.100€. Se quisesse criar uma reserva ainda mais segura, para 12 meses, então seria o equivalente a um ano de despesas, cerca de 25.300€. Qualquer que seja a opção, é a deixa ideal para começar a poupar. Para o incentivar nessa tarefa, damos-lhe algumas dicas simples no artigo Como poupar dinheiro com baixo esforço: 20 lições essenciais.
