Nos Estados-membros da UE, os números de identificação dos agentes económicos, para efeitos de VAT number (IVA), são validados numa plataforma online, a VIES (VAT Information Exchange System). 

Número de identificação para efeitos de IVA: alguns exemplos

VAT significa, em inglês, Value Added Tax. Trata-se do IVA, nas iniciais portuguesas (Imposto sobre o Valor Acrescentado).

Em Portugal, o número de identificação para efeitos de IVA é o número de identificação fiscal. Trata-se do NIPC, número de identificação de pessoa coletiva, e contém 9 dígitos (apenas algarismos).

A estrutura dos números de identificação para efeitos de IVA, nos Estados-membros da UE, varia de país para país. Pode ser constituído por algarismos apenas ou algarismos e letras. Na sua maior parte, são apenas constituídos por algarismos.

As duas letras iniciais são o código país, que é atribuído automaticamente, não contando para este efeito. Exemplos de países com letras e algarismos: 

• AT - Áustria: AT U99999999 - 9 carateres (primeiro a letra "U" e, depois, 8 algarismos);
• CY - Chipre: CY 99999999L - 9 carateres (8 algarismos e, por último, a letra "L");
• ES- Espanha: ES X9999999X - 9 carateres (o primeiro e último podem ser alfabéticos ou numéricos, mas não podem ser os dois numéricos; entre o primeiro e o último carateres, constam 7 algarismos).

Como validar um número de um Estado-membro para efeitos de IVA: o VIES

O VIES é um sistema eletrónico (internet) de intercâmbio de informação sobre o IVA dos agentes económicos registados na União Europeia (UE).

Através desta plataforma, é possível validar o número de identificação para efeitos de IVA, dos operadores que intervêm nas operações transnacionais de bens e serviços dentro da UE.

Neste grupo inclui-se ainda a Irlanda do Norte, em resultado das negociações entre a UE e o Reino Unido, no contexto do Brexit.

Como é obtida a informação através do VIES?

Quando é necessário validar um número de identificação, para efeitos de IVA, de um cliente da UE (e Irlanda do Norte), o pedido de validação é efetuado através da Plataforma VIES.

Nessa plataforma, deve ser preenchido o campo com o número que se pretende validar, e o respetivo país, e também o campo com o número do requerente e o seu próprio país.

O número é inserido e, em face da consulta à base de dados nacional dessa entidade, a resposta é devolvida como "Válido" ou "Não válido".

Ao inserir o número, o seu ou o que quer validar, o sistema identifica o país, preenchendo automaticamente as respetivas iniciais nas caixas a sombreado acima do campo "Número de IVA".

Alguns Estados-membros / Irlanda do Norte têm igualmente de fornecer o nome e o endereço associados a um determinado número para efeitos de IVA, uma vez que esses elementos estão registados nas bases de dados nacionais.

No entanto, dependendo das legislações nacionais em matéria de proteção de dados, esta informação poderá não ser facultada.

O que fazer se o resultado para o número pretendido for "Não válido"

O sistema VIES consulta, em tempo real, as bases de dados nacionais. Ao inserir determinado número, o pedido de validação "segue" para a base de dados do país que indicou. 

Se a resposta obtida é "Não válido", deverá informar o seu cliente. Este deve esclarecer junto da respetiva administração fiscal nacional o que se passa com o seu número e resolver a situação.

O que fazer se o número inserido do próprio requerente for "Não válido"

Como a informação é validada / obtida pelo sistema VIES junto do respetivo país, deve ser, neste caso, consultada a administração fiscal do país do requerente no sentido de clarificar o que se passa.

É possível obter um número para efeitos de IVA, a partir do nome e endereço?

Não é possível. O sistema apenas valida números de identificação. Não é possível inserir no sistema qualquer outro tipo de informação, que não o número de identificação e respetivo país.

Como validar um número espanhol

Ao inserir um número para validação de IVA de um agente económico registado em Espanha, deve ser inserido também o nome, endereço e tipo de empresa. Esta é uma exceção à regra geral, uma vez que o sistema de dados espanhol não faculta automaticamente o nome e endereço após inserção do número para validação.