Não basta juntar todos os participantes em redor de uma mesa para tirar proveito de uma reunião na empresa. Se convocou o encontro, saiba como se deve preparar para a reunião de trabalho.
1. Defina o objetivo da reunião
Planificação é a palavra-chave de qualquer reunião de trabalho. Antes de mais, defina o objetivo. É apenas para divulgar à equipa dados sobre a atividade da empresa? Para comunicar alguma decisão? Ou para auscultar todos os elementos na tentativa de resolver um problema?
Existem diferentes tipos de reunião de trabalho consoante o objetivo.
2. Defina os participantes na reunião
Definido esse objetivo e o resultado que pretende alcançar, há que fazer uma lista de participantes na reunião. Pode ser dirigida a toda a equipa, como direcionada para um departamento ou grupo específico de colaboradores. Esse público-alvo será o que vai receber a convocatória para o encontro, com antecedência. E para que não haja contratempos por falta de informação, inclua no aviso os seguintes dados:
- Hora da reunião
- Local
- Objetivos e assuntos em análise (seja sintético na elaboração da ordem de trabalhos)
- Resultados esperados
Preparar-se devidamente para uma reunião de trabalho implica ainda antecipar eventuais obstáculos ou contratempos, tecnológicos, por exemplo. Se a sua intervenção depende de algum tipo de equipamento de apoio, garanta que vai estar disponível no dia e hora da reunião de trabalho. Não se esqueça de o testar antes de chegarem os participantes.
3. Prepare-se para dominar o tema
Se vai abrir a reunião, faça-o com clareza e um discurso direcionado para o objetivo definido. Isso implica preparação, isto é, uma análise pormenorizada do plano e das indicações que definiu. Só assim poderá ser bem sucedido, evitando mal entendidos dos participantes. Sempre que necessário, prepare também antecipadamente fotocópias dos documentos de apoio essenciais para a reunião de trabalho.
Por muito que saiba sobre o tema, não é fácil impor-se numa reunião sem que isso seja interpretado como tentativa de monopolizar o encontro. Assim, para evitar discussões mais alongadas e que ponham em causa o cumprimento da ordem de trabalhos, defina um tempo limite para cada intervenção. Não se esqueça de o comunicar no início a todos os participantes. Espreite formas de começar a reunião de trabalho.
Respeite também as regras de etiqueta numa reunião de trabalho.
