Para fazer um benchmarking eficiente é necessário seguir a estratégia: planear, investigar, corrigir e agir. Lembre-se que o benchmarking é um processo contínuo de mensuração de produtos, serviços e práticas, e não uma prática pontual, a realizar uma única vez.
1. Fazer uma análise interna
Antes de partir para a análise da concorrência é necessário analisar o funcionamento da própria empresa, estudando o ambiente interno, os processos e os diferenciais da empresa no mercado.
Prepare também uma equipa flexível para realizar o benchmarking, seja do mesmo departamento ou interdepartamental.
2. Definir estratégias e pontos de melhoria
Ainda na fase de planeamento é necessário estabelecer o que deve ser objeto de benchmarking, definindo a missão a executar. As questões essenciais a colocar são: o que estudar? Onde é necessário melhorar a empresa? Como obter informações internamente e externamente?
Poderá ser necessário contratar especialistas ou criar parcerias para obter informações externas.
3. Selecionar exemplos de empresas
Deve-se ainda planear quais serão as empresas a analisar no benchmarking, as empresas referência numa determinada função ou as empresas líderes de mercado no seu segmento.
4. Fazer estudos de mercado
Passando do planeamento à ação, deve-se analisar indicadores de mercados, com a informação disponível em domínio público, e elaborar pesquisas de campo com consumidores, realizando questionários ou estudos de clientes mistério, por exemplo.
Com o estabelecimento de parcerias o contacto direto com as empresas a analisar torna-se mais fácil.
5. Identificar pontos de melhoria e um plano interno de ações
A análise dos dados recolhidos permitirá comparar processos internos e externos e descobrir os pontos a melhorar na organização, com base no que a concorrência tem feito de diferente e exemplar.
Neste ponto é preciso olhar para o orçamento e definir as ações a seguir para obter melhorias nos processos internos.
Estipule prazos para cada uma das metas estabelecidas como críticas, assim como montantes para os recursos a utilizar.
6. Implementar as ações
Chegado o momento de agir, é fundamental ter em conta que a imitação por si só não garante bons resultados, antes pelo contrário. É necessário absorver as boas práticas da concorrência, mas pela adaptação à realidade interna da empresa, tendo em conta as suas especificidades.
Siga o plano de ação estabelecido no passo anterior.
7. Dar continuidade aos processos
Elabore um relatório com as ilações obtidas do processo de benchmarking e com as melhorias a fazer na estratégia da empresa.
Será necessário avaliar o resultado das medidas de ação tomadas, tendo em conta as mudanças internas e os resultados da concorrência.
O benchmarking deve ser um processo contínuo, assimilado na cultura da empresa e constantemente reavaliado, uma vez que a concorrência deverá trabalhar igualmente na sua melhoria.
