Escolher o assunto do email
Comece pelo campo do assunto para não correr o risco de enviar um email sem título. Coloque o assunto de forma direta:- se está a escrever um email formal para envio de currículo escreva: “Candidatura de X para o trabalho Y“;
- se vai pedir uma carta de recomendação, então escolha: “Pedido de carta de recomendação”;
- se quer informações sobre algo coloque: “Pedido de informações”;
- se escrever um email formal de agradecimento pode dizer simplesmente: "Agradecimento" ou "Obrigado".
Começar a escrever um email formal
Utilize palavras como “Caro”, “Prezado” e “Ex.mo.” no início do email para se dirigir à pessoa. Se souber o nome da pessoa, deve incluí-lo. Tradicionalmente refere-se o cargo do recetor, como por exemplo: “Dr(a)., Diretor(a) de…”, ou “Sr(a), responsável por...”.Escrever o corpo do email
Seja conciso no texto do email. O recetor tem tendência a não ler textos grandes, saltando informação que pode ser importante. Mencione apenas aquilo que é relevante. Utilize uma fonte simples para o texto e coloque negritos e sublinhados só em caso de necessidade. Não escreva em caps lock, nem utilize sorrisos (emojis). Não dispense o corretor ortográfico, para não deixar passar erros despercebidos. Só conseguirá ser levado a sério se a sua escrita for irrepreensível.Como terminar um email formal
Para terminar um email formal deve agradecer a atenção dispensada e deixar uma saudação cordial, como por exemplo: “Melhores cumprimentos” e “Atentamente”. Se aplicável, pode referir até quando precisa de uma resposta. Leia ainda: Como se despedir num e-mail sem ser com “cumprimentos"Assinar o email
Para fechar o email formal não dispense a assinatura. Deve colocar o seu nome, título e contacto.Últimas recomendações
Antes de enviar o email formal, confirme estes aspetos:- Leia e releia o email que escreveu antes de enviar.
- Reveja se inseriu os anexos referidos no corpo do email, bem como o título do email.
- Coloque o seu endereço de email em bcc, para garantir que o envio ocorre.
A informação que consta no artigo não é vinculativa e não invalida a leitura integral de documentos que suportem a matéria em causa.
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