Como escrever um e-mail formal perfeito

Quer seja para uma empresa, para um cliente, para o seu chefe ou para um professor, é importante saber como escrever um e-mail formal corretamente. Dizemos-lhe como escrever um e-mail formal perfeito, para que não desperdice a oportunidade de impressionar e passar a mensagem (e a imagem) correta.

Escolher o assunto do e-mail

Comece pelo campo do assunto para não correr o risco de enviar um e-mail sem título. Coloque o assunto de forma direta:

  • se está a escrever um email formal para envio de currículo escreva: “Candidatura de X para o trabalho Y“;
  • se vai pedir uma carta de recomendação, então escolha: “Pedido de carta de recomendação”;
  • se quer informações sobre algo coloque: “Pedido de informações”;
  • se escrever um email formal de agradecimento pode dizer simplesmente: "Agradecimento" ou "Obrigado".

Começar a escrever um email formal

Utilize palavras como “Caro”, “Prezado” e “Exmo.” no início do e-mail para se dirigir à pessoa. Se souber o nome da pessoa, deve incluí-lo.

Tradicionalmente refere-se o cargo do receptor, como por exemplo: “Dr(a)., Diretor(a) de…”, ou “Sr(a), responsável por...”.

Saiba tudo no artigo Como começar um e-mail formal.

Escrever o corpo do e-mail 

Seja conciso no texto do e-mail. O recetor tem tendência a não ler textos grandes, saltando informação que pode ser importante. Mencione apenas aquilo que é relevante.

Utilize uma fonte simples para o texto e coloque negritos e sublinhados só em caso de necessidade. Não escreva em Caps Lock, nem utilize sorrisos (emojis).

Não dispense o corretor ortográfico, para não deixar passar erros despercebidos. Só conseguirá ser levado a sério se a sua escrita for irrepreensível.

Como terminar um e-mail formal

Para terminar um e-mail formal deve agradecer a atenção dispensada e deixar uma saudação cordial, como por exemplo: “Melhores cumprimentos” e “Atentamente”. Se aplicável, pode referir até quando precisa de uma resposta. 

Veja, também, o artigo Como se despedir num e-mail sem ser com “cumprimentos”.

Assinar o e-mail

Para fechar o e-mail formal não dispense a assinatura. Deve colocar o seu nome, título e contacto.

Saiba como fazer no artigo Como criar uma assinatura de e-mail profissional.

Últimas recomendações

Antes de enviar o e-mail formal, confirme estes aspetos:

  • Leia e releia o e-mail que escreveu antes de enviar.
  • Reveja se inseriu os anexos referidos no corpo do e-mail, bem como o título do e-mail.
  • Coloque o seu endereço de e-mail em bcc, para garantir que o envio ocorre.

Consulte, também, o artigo 4 palavras a evitar mandar num e-mail.