Por: João Paulo Moura

Como escrever um e-mail formal perfeito

Seja para uma empresa, para um cliente, ou para um professor, é importante saber como escrever um e-mail formal corretamente, para não desperdiçar a oportunidade e para passar a mensagem (e a imagem) correta.

Escolher o assunto do e-mail

Comece pelo campo do assunto para não correr o risco de enviar um e-mail sem título. Coloque o assunto de forma direta:

  • se está a escrever um email formal para envio de currículo escreva: “Candidatura de X para o trabalho Y“;
  • se deseja uma carta de recomendação, então escolha: “Pedido de carta de recomendação”;
  • se quer informações sobre algo coloque: “Pedido de informações”;
  • se escrever um email formal de agradecimento pode dizer simplesmente: “Obrigado”.

Começar a escrever um email formal

Utilize palavras como “Caro”, “Prezado” e “Exmo.” no início do e-mail para se dirigir à pessoa. Se souber o nome da pessoa, deve incluí-lo.

Tradicionalmente refere-se o cargo do recetor, como por exemplo: “Dr(a)., diretor(a) de…”, ou “Sr(a), responsável por...”.

Veja como começar um e-mail formal.

Escrever o corpo do e-mail 

Seja conciso no texto do e-mail pois o recetor tem tendência a não ler textos grandes, saltando informação que pode ser importante. Mencione apenas aquilo que é relevante.

Utilize uma fonte simples para o texto e coloque negritos e sublinhados só em caso de necessidade. Não escreva em Caps Lock nem utilize sorrisos.

Utilize um corretor ortográfico para não enviar um erro que seja no seu e-mail e para mostrar que o seu e-mail é sério.

Como terminar um e-mail formal

Para terminar um e-mail profissional deve agradecer a atenção dispensada e deixar uma saudação cordial, como por exemplo: “melhores cumprimentos” e “atentamente”. Se aplicável, pode referir até quando precisa de uma resposta. 

Escolha uma forma de despedida de e-mail.

Para fechar o e-mail formal deve colocar o seu nome, título e contacto.

Também pode inserir uma assinatura mais profissional no final do e-mail.

Últimas recomendações

  • Leia e releia o e-mail que escreveu antes de enviar.
  • Reveja se inseriu os anexos referidos e o título do e-mail.
  • Coloque o e-mail enviado numa pasta especial ou envie o mesmo também para si com o conhecimento oculto do destinatário.