Antes de iniciar atividade como trabalhador independente, e começar a passar os chamados "recibos verdes", tem que preencher e submeter, no Portal das Finanças, uma Declaração de Início de Atividade.

Aceda ao Portal das Finanças e autentique-se para iniciar sessão, com o seu NIF e senha de acesso.

Depois, clique em "Todos os Serviços" (menu da esquerda), desça ao longo do "Mapa do Sítio" (menu à direita) até encontrar ATvidade. Selecione Submeter declarações - início, alteração e cessação.

Chegou à nova área da AT, chamada ATividade: Clique em Submeter declarações:

Se o volume de negócios previsto (quanto prevê faturar anualmente) for superior a 200.000 €, ou se pretende ter contabilidade organizada, esta declaração terá que ser submetida por um Contabilista Certificado (um contabilista membro da Ordem dos Contabilistas Certificados).

Como preencher a Declaração de Início de Atividade: passo a passo

Passo 1: verifique a sua morada fiscal (é a morada pessoal).

É direcionado para a página de "Situação fiscal integrada". Aí, selecione Informação cadastral > Dados gerais de identificação. Volte à página em que estava e clique em "Avançar".

Passo 2: quantas faturas/faturas-recibo prevê emitir no decorrer da sua atividade?

É previsível que responda "mais do que uma". No caso de um trabalho por ano, com caráter esporádico, imprevisível, não é necessário abrir atividade. Pode emitir um Ato Isolado.

Passo 3: está registado no Instituto de Registo e Notariado (IRN) como Estabelecimento Individual de Responsabilidade Limitada (EIRL)?

Se vai trabalhar como prestador de serviços independente, e emitir recibos verdes, é provável que responda NÃO.

Responda SIM, se vai constituir uma empresa titulada por um só indivíduo, e se já a registou no IRN. Aproveite as ajudas do questionário.

Passo 4: selecione no calendário a data em que prevê iniciar atividade.

A declaração tem que ser prévia à data em que vai começar a trabalhar. Caso contrário, ficará sujeito a coimas.

Passo 5: que atividade(s) vai exercer?

Clique na caixa "Lista de Atividades":

  • Escolha o código da atividade (dentro da lista CAE ou CIRS): a atividade selecionada vai surgir como atividade principal.
  • Se tiver mais uma, ou várias atividades, clique sucessivamente em "Lista de Atividades" e escolha a pretendida. Elas vão-lhe surgir sequencialmente classificadas como atividades secundárias.
  • Se quiser alterar o que selecionou, clique na cruz da caixa de cada atividade selecionada (à direita).

Passo 6: qual o volume de negócios que estima realizar entre a data de início de atividade e 31 de dezembro desse ano (vendas + prestações de serviços)?

Responda com o volume de negócios previsto para o período que medeia entre a data de início de atividade e o final do ano (não é o ano todo, salvo quando inicia a atividade a 1 de janeiro). Trata-se do montante que prevê faturar / rendimento a obter nesse período.

Pode indicar o valor digitando-o no espaço fornecido, ou descriminar por código de atividade e por mês, no "Assistente Avançado".

Passo 7: a AT explica-lhe que o volume de negócios indicado irá ser, depois, anualizado pelo sistema da Autoridade Tributária e vai determinar qual o seu regime de IVA.

Passo 8: prevê receber subsídios destinados à exploração?

É previsível que responda NÃO.

Passo 9: vai realizar operações com clientes ou fornecedores de outros países?

Conforme a sua resposta seja SIM ou NÃO, o questionário vai desdobrar-se em mais ou menos questões adicionais sobre o tema:

  • se responder NÃO, o tema fica fechado;
  • se responder SIM:
    • de seguida terá que indicar se os fornecedores / clientes são de dentro ou de fora da UE. Ou se são de ambos.
    • se indicar que são de dentro da UE, deve, depois, definir se as transações de relacionam com bens ou com serviços. E o tema acabará aqui.
    • se indicar que são de fora da UE ou de ambos (dentro e fora), terá que responder a questões idênticas sobre as transações que prevê fazer dentro e fora da UE / EEE.

A AT fornece-lhe diversas explicações nestas páginas, que variam conforme as opções que vai selecionando.

Passo 10: onde vai exercer a sua atividade?

Responda se será a sua casa (o seu domicílio fiscal) ou outra morada (Estabelecimento). Neste último caso, terá que indicar a morada do Estabelecimento.

Passo 11: indique o IBAN da conta bancária que vai usar na sua atividade

Passo 12: a AT indica-lhe qual o seu enquadramento de IVA. Há 3 situações possíveis:

  1. Para um atividade prevista no art.º 9.º do CIVA (saúde e relacionadas), qualquer que seja o volume de negócios que tenha indicado, "não há IVA". A sua atividade enquadra-se nas "Transmissões de bens e/ou prestações de serviços que não conferem o direito à dedução (isento pelo art.º 9º do CIVA). O tema IVA fica encerrado aqui e o preenchimento da declaração também (avance para o Passo 14).
  2. Para todas as outras atividades, a mensagem da AT pode ser uma de duas, conforme o volume de negócios anualizado:
  • até 13.500 euros anuais, estará isento pelo art.º 53.º do CIVA (não deduz IVA em compras e não cobra / liquida IVA aos seus clientes);
  • acima de 13.500 euros, estará sujeito a IVA. A AT vai informá-lo que está no Regime Normal Trimestral.

Nota: o patamar de isenção de IVA em 2023, é de 13.500 euros. Saiba mais em Artigo 53.º do IVA: quem está isento em 2023.

Passo 13: este passo surge apenas nas atividades com direito a dedução de IVA, ou seja, em que pode "existir IVA". Conforme o regime em que a AT o enquadrou, a pergunta agora será uma de duas:

  1. Se foi enquadrado no regime de isenção do art.º 53.º, a questão a responder é esta: "Face aos dados declarados, reúne condições para optar por aderir ao Regime Normal de IVA. Deseja aderir? (implica vínculo de 5 anos a este Regime)."
  2. Se foi enquadrado no Regime Normal Trimestral, a questão será esta: "A informação que forneceu até agora indica que vai estar no Regime Normal de IVA e por isso vai ter de entregar a Declaração Periódica de IVA Trimestralmente. Poderá optar pela entrega Mensal. Esta opção implica um vínculo de 3 anos. Deseja optar?"

Para responder à questão 1. terá que ponderar qual a situação mais vantajosa no seu caso. Pode renunciar à isenção que lhe foi atribuída, para poder liquidar IVA aos clientes e deduzir IVA nas compras. Vai depender de cada caso. Responda SIM ou NÃO.

Na questão 2, a AT concluiu que está obrigado ao Regime Normal de IVA. Aqui vai pode optar por entregar o IVA mensalmente, em vez de trimestralmente. A entrega trimestral é a modalidade assumida por defeito.

Passo 14: é-lhe apresentada a Declaração de Início de Atividade preenchida. Reveja os seus dados.

O preenchimento está terminado. Ainda assim, pode alterar os dados. Em todos os campos da Declaração, tem um ícone de um lápis. Se clicar, vai abrir a declaração e pode alterar. Depois de alterar a página pretendida, vai ter que passar pelas "folhas" seguintes. Se nada mais tiver a alterar é só fazer "Avançar" em cada uma.

Este é um excerto da declaração que a AT lhe mostra para analisar:

Passo 15: tudo preenchido e revisto, a AT apresenta-lhe agora uma lista exaustiva das obrigações fiscais decorrentes da sua Declaração de Início de Atividade. No final da página, clique em Submeter (a declaração).

Passados poucos dias, receberá em sua casa, uma carta formalizando a entrega da Declaração de Início de Atividade.

Na Segurança Social não precisará de fazer nada. Saiba porquê em Início de atividade na Segurança Social.

Se não pretender abrir a sua atividade pela internet, no Portal das Finanças, pode sempre deslocar-se a um Serviço de Finanças com o seu cartão de cidadão e o seu NIB e um colaborador da AT fará este trabalho por si.

Contabilidade organizada ou regime simplificado

Contabilidade organizada ou regime simplificado são duas formas distintas de calcular o lucro da sua atividade para efeitos de pagamento do IRS (estará sempre enquadrado na Categoria B do IRS).

Se o volume de negócios estimado (o valor que pretende faturar) for superior a 200.000 € é obrigado a optar pelo regime de contabilidade organizada. Caso contrário, pode optar pelo regime simplificado.

No regime simplificado, as Finanças aplicam percentagens fixas para apurar o que é lucro e o que é despesa. Para a maioria das atividades, consideram que 75% do rendimento declarado para efeitos de IRS deve ser tributado e os restantes 25% devem ser justificados por despesas (só assim ficam isentos).

Já no regime de contabilidade organizada cabe ao contribuinte provar, documentalmente, as despesas em que incorreu e que parte do seu rendimento é lucro.

Se pretender, ou for obrigado a ter contabilidade organizada, terá que ser um Contabilista Certificado, isto é, um contabilista registado na Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC) a submeter esta declaração. Será também ele que ficará responsável pela contabilidade da atividade que vai abrir.

Como definir a atividade exercida com os códigos CAE / CIRS

Para abrir atividade é necessário indicar a(s) atividade(s) que pretende exercer, através do respetivo código CAE (Classificação das Atividades Económicas do INE) ou do código da tabela do art.º 151.º do Código do IRS. Pode indicar mais do que uma atividade (no nosso Passo 5).

Os trabalhadores independentes (ou trabalhadores a recibos verdes), que prestam exclusivamente serviços, devem escolher um dos códigos da lista do artigo 151.º. No caso de uma atividade empresarial, deverá ser classificada com um código CAE.

Ambos serão profissionais da Categoria B do IRS, mas o tipo de classificação da atividade é distinta.

Tire as suas dúvidas em Código da lista CIRS (151.º) ou CAE: como e qual escolher e consulte a lista de códigos CAE que lhe fornecemos em CAE: onde e como identificar o código da atividade.

Faturação prevista e regime de IVA

No Passo 6 tem que preencher o volume de negócios previsto para o período de atividade (até ao fim do ano), naquele ano civil. Isso permite à AT anualizar esse valor e enquadrá-lo num regime de IVA.

O volume de negócios previsto que preenche, é o que estima faturar com a sua atividade. É este valor que a AT vai converter num valor para 12 meses.

Atividades que não conferem direito a dedução

Para qualquer atividade prevista no art.º 9.º do Código do IVA, para qualquer volume de negócios, o IVA não será uma questão. Estará isento pelo art.º 9.º do CIVA. Este artigo do CIVA refere-se a atividades na área da saúde e relacionadas.

Neste caso, a AT dirá que "A sua atividade enquadra-se nas transmissões de bens e/ou prestações de serviços que não conferem o direito à dedução (operações isentas - art.º 9º do CIVA)."

Não vai cobrar IVA aos clientes e também não pode deduzir o IVA de compras.

Atividades que conferem direito a dedução

As atividades que conferem direito a dedução de IVA são todas as que não estão incluídas no art.º 9.º do CIVA.

E nestas, pode ficar isento de IVA ou no Regime Normal (não isento). Conforme o volume de negócios anual, a AT vai enquadrá-lo:

  • no Regime de Isenção pelo art.º 53.º do CIVA: até 13.500 euros anuais;
  • no Regime Normal: acima de 13.500 euros.

Exemplo 1: Regime de isenção pelo art.º 53.º do CIVA

Se abre atividade em novembro e pretende faturar 1.000 euros / mês, o valor a preencher, no Passo 6, é de 2.000 €.

E 1.000 x 12 = 12.000 € (rendimento anual). A AT faz esta conta e conclui que ficará isento de IVA, pelo art.º 53.º. Mas pode renunciar ao Regime de Isenção e optar pelo Regime Normal. É o que acontece no Passo 13.

No Regime Normal, liquida o IVA aos clientes e entrega-o ao Estado, submetendo as respetivas declarações periódicas. Vai deduzir o IVA das aquisições de bens e/ou prestações de serviços nos termos legais, o que poderá, eventualmente, originar imposto a seu favor. Esta opção obriga-o a permanecer neste regime por um período mínimo de 5 anos.

No regime de isenção não poderá deduzir o IVA de compras e também não cobra IVA aos clientes. Para beneficiar da isenção, além do patamar do volume de negócios, deve ainda respeitar outros requisitos:

  • não fazer importações nem exportações de bens;
  • não desenvolver atividades no âmbito das descritas no Anexo E do CIVA (bens e serviços do setor de desperdícios, resíduos e sucatas recicláveis);
  • não ter, nem ser obrigado a ter, contabilidade organizada.

Exemplo 2: Regime Normal de IVA

Se abre atividade a 1 de abril e prevê faturar 18.000 € até ao final do ano (9 meses), vai responder com um volume de negócios de 18.000 € no Passo 6. Em termos de anualização, feitas as contas, obtém 18.000 / 9 * 12 = 24.000 €. O patamar está ultrapassado, não ficará isento de IVA. Ficará no Regime Normal de IVA.

O IVA pode ser entregue ao Estado com uma periodicidade trimestral ou mensal. A entrega mensal só é obrigatória quando o volume de negócios é superior a 650.000 €. Sendo inferior, a periodicidade de entrega do IVA é trimestral, a menos que opte pela periodicidade mensal (a hipótese que lhe é dada no Passo 13, quando aplicável).

Considere o exemplo de um trabalhador independente que presta serviços de consultoria. Quando emitir o seu "recibo verde" (na verdade, a sua fatura ou fatura-recibo), cobra 2.000 € + 23% de IVA. Receberá 2.460 €, mas terá que entregar ao Estado os 460 € de IVA que recebeu do cliente.

Ao mesmo tempo, teve que comprar um computador novo. Gastou 1.230 €, em que 1.000 € é o valor do computador e 230 € é IVA (23%). No balanço final, o que entrega ao Estado, são apenas 230 €: a diferença entre o IVA liquidado (460 €) e o IVA que suportou nas despesas com a atividade (o IVA dedutível de 230 €). Nos casos em que suporte mais IVA do que o que liquida, terá IVA a receber do Estado.

Se estiver no regime de isenção, não liquida / cobra IVA aos clientes nem deduz o IVA das compras.

Ponderar se faz mais sentido "aceitar a isenção" ou renunciar e passar a aplicar o IVA, depende de cada caso. Primeiro, depende de saber se lhe compensa ou não apresentar despesas da sua atividade. Depois, se o balanço entre IVA dedutível e IVA liquidado lhe vai ser favorável ou não.

O limite de 13.500 € definido para o IVA, serve igualmente para o IRS, mas não surge nenhuma questão sobre o IRS ao longo do preenchimento da Declaração de Início de Atividade. Saiba mais em: Dispensa de retenção de IRS para recibos verdes e em Cálculo do IRS de trabalhadores independentes.

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Paula Vieira
Paula Vieira
Economista pela Faculdade de Economia da Universidade do Porto. É consultora em processos de fusão e aquisição de empresas, finanças e gestão.