Como calcular o IRS de trabalhadores independentes em 2023

Se é trabalhador independente, o cálculo do IRS segue diversos passos, tal como nas outras categorias. Vamos focar-nos nas dúvidas mais comuns com que se deparam os "recibos verdes" no regime simplificado.

Calcular o IRS pelas regras da Categoria B

Optando pelas regras da Categoria B, o rendimento tributável resulta da aplicação dos coeficientes do art.º 31.º do CIRS.

Passo 1: apuramento do rendimento tributável

Por tipo de atividade, os principais coeficientes aplicáveis, são os seguintes (não exaustivo):

Isto quer dizer que, à partida, apenas uma parte do rendimento é tributável. Por exemplo, para um coeficiente de 0,75 e um rendimento bruto em 2022, de 40.000 €, o rendimento coletável será de 30.000 €.

Passo 2: apuramento da dedução específica relacionada com as contribuições para a Segurança Social

As deduções desta categoria não são "automáticas" ou pré-definidas como, por exemplo, na Categoria A. E diferem dentro do regime simplificado.

A primeira dedução específica tem a ver com as contribuições para a Segurança Social do trabalhador do regime simplificado (apenas para os coeficientes 0,75 e 0,35).

Para estes 2 códigos, é possível que possa existir, ou não, a dedução específica do art.º 31.º, n.º 2 do CIRS. Para saber se tem direito a esta dedução, terá de fazer o seguinte:

• calcular 10% do rendimento bruto (10% RB);
• comparar o valor obtido com o valor pago à Segurança Social ou a outro regime de proteção social (SS);
• se SS > 10% RB: a dedução específica é o valor da diferença entre SS e 10% RB, com o limite no valor do rendimento líquido / tributável (após aplicação do coeficiente);
• se SS < 10% RB: não há dedução específica.

Exemplo:

O João obteve um rendimento bruto (prestação de serviços) de 40.000 euros e pagou contribuições para a Segurança Social de 4.300 euros. Fazendo as contas:

• 10% RB = 4.000 €
• SS = 4.300 €
• SS > 10% RB
• a dedução específica do João será de 300 € (4.300-4.000).

Se as contribuições para a Segurança Social fossem de 3.900 €, por exemplo, o João não deduzia nada, pois o valor da contribuição era inferior a 10% RB.

Passo 3: apuramento do rendimento coletável a partir da dedução específica "presumida" de despesas da atividade

Os trabalhadores independentes com rendimentos dos coeficientes 0,75 e 0,35, podem ter ainda outra "dedução específica". Ao atribuir coeficientes, a AT está a atribuir uma "dedução específica" de 25% ou de 65%.

A AT assume implicitamente que esta dedução são despesas, mas exige que 15% do rendimento bruto seja justificado com despesas (15% RB).

Para os 15% a justificar, pode usar-se o valor de 4.104 euros (igual ao valor da dedução específica da categoria A), que fica, assim, "automaticamente justificado". Se o valor das contribuições para a SS for superior a 4.104 €, é esse maior valor que fica justificado (se não for dedutível na dedução anterior, do passo 2).

Por simplificação, vamos assumir em todos os exemplos, 4.104 €. O que acontece então?

1. Rendimentos brutos superiores a 27.360 euros (usando, como exemplo, o coeficiente 0,75)

Para um rendimento bruto de 50.000 €, 15% são 7.500 € que têm que ser justificados com despesas. Os 4.104 estão justificados automaticamente. Falta justificar 3.396 €:

• se forem justificados, o rendimento tributável continua a ser de 50.000 x 0,75 = 37.500 €, ou seja, não é agravado. Este será também o rendimento coletável.
• se não forem justificados, ou não forem na totalidade, o rendimento coletável será de 37.500 + parte dos 15% RB não justificado com despesas. No nosso exemplo, o rendimento coletável ser+a maior: 37.500 + 3.396 = 40.896 €.

2. Rendimentos brutos iguais ou inferiores a 27.360 euros (usando, como exemplo, o coeficiente 0,75)

Para um rendimento bruto de 27.360 €, os 15% são 4.104. Logo, os 15% já estão justificados. Nem sequer é necessário justificar despesas.

O rendimento tributável seria de 27.360 x 0,75 = 20.520 €. este é também o rendimento coletável.

Para um rendimento bruto de 20.000 €, 15% são 3.000. O que teria que se justificar é inferior aos 4.104 "oferecidos" pela AT.

Também não há nenhum benefício aqui. Apenas se garante que o rendimento coletável será de 20.520 €, igual ao tributável.

3. O que são as despesas justificadas para efeitos de "dedução específica" da categoria B

São todas as despesas descritas no n.º 13.º do art.º 31.º do CIRS, incluindo as que sejam classificadas como total (ou parcialmente afetas à atividade) no e-fatura, documentadas e comprováveis perante a AT, em caso de inspeção.

Para além do valor de 4.104 €, contam-se aqui:

• as despesas com pessoal e encargos a título de remunerações, ordenados ou salários comunicados à AT;
• as rendas de imóveis afetos à atividade independente se constarem de faturas ou outros documentos comunicados à AT;
• 1,5% do valor tributário dos imóveis afetos à atividade (4% do VPT se afetos a atividades hoteleiras ou de alojamento local);
• outras despesas da atividade, que constem do e-fatura (materiais de consumo corrente, eletricidade, água, transportes e comunicações, rendas, contencioso, seguros, rendas de locação financeira, quotizações para ordens e outras organizações representativas de categorias profissionais respeitantes ao sujeito passivo, deslocações, viagens e estadas do sujeito passivo e dos seus empregados);
• importações e aquisições intracomunitárias de bens e serviços relacionados com a atividade.

As rendas de imóveis, o valor tributário de imóveis e as outras despesas da atividade, serão consideradas pela AT tal como classificadas no e-fatura: ou totalmente afetas (a 100%) ou parcialmente afetas (apenas 25% do seu valor).

4. Conclusão

A dedução de despesas afetas, ou parcialmente afetas à atividade, para os coeficientes 0,75 e 0,35, serve apenas para não agravar o rendimento tributável (RB x coeficiente), e exclusivamente quando o RB é superior a 27.360 euros.

5. Exemplos

Apresentamos alguns exemplos de cálculo do rendimento coletável, a partir do rendimento bruto.

Exemplo 1: rendimento bruto (RB) de 30.000 € e despesas de 500 €:

Exemplo 2: rendimento de 50.000 €, despesas de 1.000 €:

Exemplo 3: rendimento de 27.360 €, sem despesas:

Exemplo 4: rendimento de 25.000 €, sem despesas:

Conclusões a retirar sobre rendimento coletável e despesas do regime simplificado (coeficientes 0,75 e 0,35):

1. Rendimento bruto > 27.360 €, logo 15% x 27.360 > 4.104: precisa de despesas comprovadas no valor de, no mínimo, 15% RB - 4.104 para aproveitar a isenção de 25% (exemplo 1). Caso contrário, o rendimento a tributar será acrescido na parte dos 15% que não consegue justificar (exemplo 2).
2. Rendimento bruto = 27.360 €, logo 15% x 27.360 = 4.104: os 15% estão justificados só com a dedução automática. Não precisa / não compensa, apresentar despesas (exemplo 3).
3. Rendimento bruto < 27.360 €, logo 15% x 27.360 < 4.104: os 15% estão sempre justificados. Não precisa / não compensa, apresentar despesas (exemplo 4).

Passo 3: aplicação das taxas de IRS e apuramento da coleta total

Depois das deduções da Categoria B, o rendimento coletável entra na "mecânica do IRS" (saiba mais em Como calcular o IRS em 2023).

Vamos então percorrer as etapas utilizando os Escalões e taxas de IRS 2022 e dois exemplos simplificados para chegar do rendimento coletável à coleta total. Usamos as tabelas práticas de IRS.

Exemplo 1

Nada mais havendo a considerar, por simplificação, a coleta total deste contribuinte, é de 5.309,79 €.

Exemplo 2

Vamos supor um trabalhador independente, com um rendimento coletável de 39.896 €. É casado, sem dependentes e residente no Continente. O cônjuge é trabalhador por conta de outrem com um rendimento bruto de 25.000 €. Optaram pela tributação conjunta.

Se nada mais houvesse a considerar, a coleta total do casal seria de 16.359,46 €. Note que, porque optaram pela tributação conjunta, o rendimento é dividido por 2 para obter a taxa de IRS e é novamente multiplicado por 2, para obter a coleta de IRS.

Passo 4: as deduções à coleta e o apuramento da coleta líquida

Quer no exemplo 1, quer no exemplo 2, há que abater agora as deduções à coleta de IRS. São as despesas dos membros do agregado. Do solteiro, no primeiro caso, e dos dois membros do casal, no segundo.

No caso do trabalhador independente, a repartição de despesas entre o anexo H e o anexo B é feita da seguinte forma:

• no anexo H são consideradas: as despesas que selecionou no portal e-fatura, como "não afetas à atividade" e 75% das despesas que selecionou como "parcialmente afetas à atividade";
• no anexo B são consideradas: as "totalmente afetas à atividade" (a 100%) e 25% das despesas "parcialmente afetas".

Para quem opta pelas regras de tributação da Categoria B, o quadro de despesas a preencher é o 17, do anexo B.

Após abater as deduções à coleta, chegamos à coleta líquida, o valor de imposto efetivamente devido ao Estado.

Passo 5: apuramento do valor a pagar ou a receber do Estado

Aqui chegados, há que comparar o imposto que se deve ao Estado, a coleta líquida, com o valor do imposto que lhe foi adiantado em 2022 (o ano a que se referem os rendimentos).

A retenção na fonte e/ou os pagamentos por conta, feitos ao Estado em 2022, contam como adiantamento. O acerto de contas é feito com a declaração de IRS que entrega em 2023

Assim:

• valor das retenções e/ou pagamentos por conta > coleta liquida: adiantou mais dinheiro ao Estado do que o valor de imposto devido, vai ter um reembolso de IRS;
• valor das retenções e/ou pagamentos por conta < coleta liquida: vai ter que pagar ao Estado a parcela de imposto em falta, vai ter IRS a liquidar.

Calcular o IRS pelas regras da Categoria A

Se o trabalhador independente obteve rendimentos de uma única entidade em determinado ano (por exemplo em 2022), pode optar pelas regras de tributação da Categoria A, quando entregar a sua declaração de IRS em 2023.

Neste caso, não há um coeficiente a aplicar, é 100% do rendimento bruto que entra "na mecânica do IRS":

• ao rendimento global, é aplicada a dedução específica da Categoria A (4.104 euros ou o valor das contribuições para regimes de proteção social, se superior);
• não havendo rendimentos de anos anteriores ou rendimentos isentos, o rendimento a considerar para aplicação da taxa de imposto será: rendimento bruto - deduções específicas.
• a partir daqui, os passos de cálculo de imposto são os mesmos que os descritos na secção anterior.

As deduções para os trabalhadores independentes que optam pelas regras da Categoria A, são as que constam do quadro 7 do Anexo B. Para além das contribuições para regimes de proteção social, é ainda possível deduzir quotizações para ordens profissionais, despesas de valorização profissional ou quotizações sindicais relacionadas com a atividade, entre outras.

Note que, ao optar pelas regras da Categoria A, continua a ser trabalhador independente, continua a ter que apresentar o anexo B preenchido, como titular de rendimentos da Categoria B. Apenas está a optar por regras de tributação diferentes.

Optar pelas regras da Categoria A ou da Categoria B, não é uma "fórmula exata", depende da situação de cada um. Por isso, queremos apenas deixar alguns alertas para que tome a melhor decisão:

1. Ao tributar pela Categoria A, o rendimento a tributar parte de 100%, enquanto pela Categoria B é menor, conforme o coeficiente a aplicar (0,75 ou 0,35, por exemplo).
2. Ao tributar pela Categoria A tem uma dedução específica automática de, pelo menos, 4.104 €.
3. Ao tributar pela Categoria B, a dedução especifica correspondente à de 4.104 € da Categoria A, pode ser bem inferior a isto, ou ser mesmo zero (Passo 2 acima).
4. Se tem rendimentos da Categoria A e da Categoria B (só para uma entidade), pode optar por tributar tudo pela A, mas os 4.104 € só são considerados uma vez.

Ser um contribuinte solteiro ou casado, serem ambos Categoria B ou não, terem dependentes ou não, os níveis de rendimento e de despesas, tudo baralha as contas. O melhor é simular os vários cenários, conforme o caso concreto.

E, por muito que se procure, não há simuladores que prevejam todos os cenários, com exceção do simulador da própria AT. Há que confiar e tentar, em cada resultado, perceber porque dá um resultado melhor ou pior.

Como simular a tributação pelas regras da Categoria A ou da Categoria B?

Só pode simular a Categoria A quem trabalhou para uma única entidade.

Quando está a simular a sua declaração, a lógica será sempre: preencher tudo - validar - simular - gravar. Depois, alterar preenchimento - validar - simular - gravar (ou gravar-simular) tantas vezes quantas quiser. Tecla final, depois de todas as decisões tomadas: entregar.

• a tecla validar permite corrigir os erros e alertas que vão surgindo pelo caminho. Corrija e torne a validar até que a mensagem seja "sem erros". Simule e grave.
• sempre que simular, surge-lhe uma demonstração de liquidação. Faça um prt screen ou imprima (click lado direito do rato). Tome nota da simulação em que está. Isto é válido para todas as simulações que pode fazer.
• quando grava, a sua declaração vai para os downloads do seu computador, em versão XML.

Se estiver muito tempo no portal, ou abandonar o computador e depois retomar, o máximo que pode acontecer é voltar a ter que inserir os NIF e as credencias. Faça assim:

• saia do portal e entre novamente;
• selecione IRS - Entregar Declaração - Preencher declaração - ano 2021 - Declaração pré-gravada num ficheiro - vá ao seu computador "buscá-la" - o sistema diz-lhe "leitura do ficheiro com sucesso" e a sua declaração estará lá como se não tivesse saído do portal.

Para simular as regras da Categoria A:

1. Selecione o anexo B e preencha os dados até ao quadro 5;
2. No quadro 5 do anexo B: selecione o campo 01 (rendimentos auferidos de uma única entidade) e o campo 03 (opta pelas regras da Categoria A);
3. Preencha o quadro 7 do anexo B e os demais quadros do anexo B aplicáveis, exceto o quadro 17;
4. Valide e corrija eventuais erros detetados pelo sistema, grave a declaração e simule (ícones azuis no canto superior direito do écran). Guarde os resultados da simulação num ficheiro (com prt screen, por exemplo, pois não tem opção de gravação do resultado).

Para simular as regras da Categoria B:

1. Volte ao anexo B e, no quadro 5 do anexo B, selecione o campo 01 e o campo 04;
2. Não preenche o quadro 7, preenche o quadro 17 e os demais quadros aplicáveis;
3. Valide, corrija os erros, grave e simule;
4. Compare as duas simulações que tem neste momento e escolha a mais vantajosa (ou menos penalizadora);
5. Volte ao anexo B e mantenha ou altere o preenchimento de acordo com a sua decisão;
6. Se pretende voltar atrás (ficar com as regras da Categoria A e não ter que preencher de novo), saia do portal e volte a entrar;
7. Escolha entregar declaração - ano 2022 - entregar declaração em ficheiro pré-gravado.

Este foi apenas um exemplo de simulação, regras da Categoria A e B. Mas, pode simular tudo o que quiser.

Nos contribuintes casados, também é possível simular a tributação conjunta ou separada. Saiba mais em IRS dos casados conjunto ou separado?

Saiba mais sobre os 3 anexos importantes para os recibos verdes e Anexo SS em 2023: para que serve e quem tem que o entregar.

Se está a iniciar a sua vida profissional, talvez compense optar pelo IRS Jovem. Saiba mais em IRS Jovem: benefícios, quem tem direito e como preencher no IRS.

Este é um artigo orientador e de alerta sobre algumas questões, mas não é exaustivo. Em caso de duvidas contacte a AT ou solicite apoio especializado.

Paula Vieira

Economista pela Faculdade de Economia da Universidade do Porto. É consultora em processos de fusão e aquisição de empresas, finanças e gestão.