Cálculo do IRS de trabalhadores independentes em 2023

Se é trabalhador independente, o cálculo do IRS segue diversos passos, tal como nas outras categorias. Vamos focar-nos nas dúvidas mais comuns com que se deparam os "recibos verdes" no regime simplificado.

Calcular o IRS do trabalhador independente pelas regras da Categoria B

Optando pelas regras da Categoria B, o rendimento tributável resulta da aplicação dos coeficientes do art.º 31.º do CIRS.

Passo 1: apuramento do rendimento tributável

Por tipo de atividade, os principais coeficientes aplicáveis, são os seguintes:

Para alguém da Categoria B, que presta serviços previstos na Tabela do art.º 151.º do CIRS, o coeficiente é 0,75.

Passo 2: apuramento das despesas e do rendimento coletável

A AT aceita que apenas 75% do rendimento seja tributado, se conseguir justificar despesas no valor de 15% desse rendimento. Ou seja, para isentar 25% do rendimento, 15% tem que ser respeitante a despesas comprovadas.

"Despesa comprovada" significa que tem toda a documentação de prova que pode, caso seja necessário, mostrar à AT. As depesas podem ser:

• a dedução específica automática de 4.104 euros ou, se superior, o valor das contribuições obrigatórias para regimes de proteção social;
• despesas com pessoal e encargos a título de remunerações, ordenados ou salários comunicados à AT;
• rendas de imóveis afetos à atividade independente se constarem de faturas ou outros documentos comunicados à AT;
• 1,5% do valor tributário dos imóveis afetos à atividade (4% do VPT se afetos a atividades hoteleiras ou de alojamento local);
• outras despesas da atividade, que constem do e-fatura (materiais de consumo corrente, eletricidade, água, transportes e comunicações, rendas, contencioso, seguros, rendas de locação financeira, quotizações para ordens e outras organizações representativas de categorias profissionais respeitantes ao sujeito passivo, deslocações, viagens e estadas do sujeito passivo e dos seus empregados);
• importações e aquisições intracomunitárias de bens e serviços relacionados com a atividade.

As rendas de imóveis, o valor tributário de imóveis e as outras despesas da atividade, serão consideradas pela AT tal como classificadas no e-fatura: ou totalmente afetas (a 100%) ou parcialmente afetas (apenas 25% do seu valor).

A partir do rendimento bruto (RB), o rendimento coletável (RC) vai resultar da fórmula:

RC = 75% RB + (15% RB - deduções totais comprovadas). O que pode acontecer:

1. Se as deduções forem superiores a 15% RB, então os 15% RB estão justificados, a dedução é aceite, só é tributado em 75%: RC = 75% RB
2. Se as deduções forem inferiores a 15% RB, vai ser tributado em mais de 75%, pelas despesas que não consegue justificar: RC = 75% RB + a diferença positiva (15% RB - deduções)
3. Se as deduções forem iguais a 15% RB, está numa situação de indiferença: RC = 75% RB

Ou seja, a regra serve para a AT aceitar ou não a isenção de tributação de 25% do rendimento que declara. Não serve para aumentar essa isenção, mas serve para a diminuir.

Exemplo 1: rendimento bruto (RB) de 30.000 € e despesas de 500 €:

Exemplo 2: rendimento de 50.000 €, despesas de 1.000 €:

Exemplo 3: rendimento de 27.360 €, sem despesas:

Esta é a situação de indiferença. Não adianta classificar / apresentar despesas no e-fatura. A dedução automática permite, sozinha, justificar os 15% do rendimento que a AT exige.

Uma fórmula matemática permite chegar à situação de indiferença, apresentar ou não apresentar despesas, para todos os casos: RB / 15% = 4.104, de onde, RB = 27.360 euros.

Exemplo 4: rendimento de 25.000 €, sem despesas:

Conclusões a retirar sobre rendimento coletável e despesas do regime simplificado (coeficientes 0,75 e 0,35):

1. Rendimento bruto > 27.360 €, logo 15% x 27.360 > 4.104: precisa de despesas comprovadas no valor de, no mínimo, 15% RB - 4.104 para aproveitar a isenção de 25% (exemplo 1). Caso contrário, o rendimento a tributar será acrescido na parte dos 15% que não consegue justificar (exemplo 2).
2. Rendimento bruto = 27.360 €, logo 15% x 27.360 = 4.104: os 15% estão justificados só com a dedução automática. Não precisa / não compensa, apresentar despesas (exemplo 3).
3. Rendimento bruto < 27.360 €, logo 15% x 27.360 < 4.104: os 15% estão sempre justificados. Não precisa / não compensa, apresentar despesas (exemplo 4).

Passo 3: aplicação das taxas de IRS e apuramento da coleta total

Depois das deduções da Categoria B, o rendimento coletável entra na "mecânica do IRS".

Vamos agora percorrer as etapas utilizando os Escalões e taxas de IRS 2022 e dois exemplos simplificados para chegar à coleta total. Usamos as tabelas práticas de IRS.

Nada mais havendo a considerar, por simplificação, a coleta total deste contribuinte, é de 5.309,79 €.

Vamos supor um trabalhador independente, com um rendimento coletável de 39.896 €. É casado, sem dependentes e residente no Continente. O cônjuge é trabalhador por conta de outrem com um rendimento bruto de 25.000 €. Optaram pela tributação conjunta.

Se nada mais houvesse a considerar, a coleta total do casal seria de 16.359,46 €. Note que, porque optaram pela tributação conjunta, o rendimento é dividido por 2 para obter a taxa de IRS e é novamente multiplicado por 2, para obter a coleta de IRS.

Passo 4: as deduções à coleta e o apuramento da coleta líquida

Quer no exemplo 1, quer no exemplo 2, há que abater agora as deduções à coleta de IRS. São as despesas dos membros do agregado. Do solteiro, no primeiro caso, e dos dois membros do casal, no segundo.

No caso do trabalhador independente, a repartição de despesas entre o anexo H e o anexo B é feita da seguinte forma:

• no anexo H são consideradas: as despesas que selecionou no portal e-fatura, como "não afetas à atividade" e 75% das despesas que selecionou como "parcialmente afetas à atividade";
• no anexo B são consideradas: as "totalmente afetas à atividade" e 25% das despesas "parcialmente afetas".

Para quem opta pelas regras de tributação da Categoria B, o quadro de despesas a preencher é o 17, do anexo B.

No nosso exemplo de trabalhadores casados, o cônjuge da Categoria A, terá todas as suas despesas consideradas no anexo H.

Estas vão ser as Despesas que pode deduzir no IRS em 2023, no anexo H.

Após abater as deduções à coleta, chegamos à coleta líquida, o valor de imposto efetivamente devido ao Estado.

Passo 5: pagamentos por conta e retenções na fonte e apuramento do valor a pagar ou a receber do Estado

Aqui chegados, há que comparar o imposto que se deve ao Estado, a coleta líquida, com o valor do imposto que lhe foi adiantado em 2022 (o ano a que se referem os rendimentos).

A retenção na fonte e/ou os pagamentos por conta, feitos ao Estado em 2022, contam como adiantamento. O acerto de contas é feito com a declaração de IRS que entrega em 2023

Assim:

• valor das retenções e pagamentos por conta > coleta liquida: adiantou mais dinheiro ao Estado do que o valor de imposto devido, vai ter um reembolso de IRS;
• valor das retenções e pagamentos por conta < coleta liquida: vai ter que pagar ao Estado a parcela de imposto em falta, vai ter IRS a liquidar.

Calcular o IRS do trabalhador independente pelas regras de tributação da Categoria A

Se o trabalhador independente obteve rendimentos de uma única entidade em determinado ano (por exemplo em 2022), pode optar pelas regras de tributação da Categoria A, quando entregar a sua declaração de IRS em 2023.

Neste caso, não há um coeficiente a aplicar, é 100% do rendimento bruto que entra "na mecânica do IRS":

• ao rendimento global, é aplicada a dedução específica da Categoria A (4.104 euros ou o valor das contribuições para regimes de proteção social, se superior);
• não havendo rendimentos de anos anteriores ou rendimentos isentos, o rendimento a considerar para aplicação da taxa de imposto será: rendimento bruto - deduções específicas.
• a partir daqui, os passos de cálculo de imposto são os mesmos que os descritos na secção anterior.

Saiba mais sobre a "mecânica do IRS", as taxas aplicáveis e como é calculado o imposto em Como calcular o IRS em 2023 (rendimentos de 2022). A partir do rendimento coletável, a lógica de cálculo é a mesma.

As deduções para quem opta pelas regras da Categoria A são as que constam do quadro 7 do Anexo B. Para além das contribuições para regimes de proteção social, é ainda possível deduzir quotizações para ordens profissionais, despesas de valorização profissional ou quotizações sindicais relacionadas com a atividade, entre outras.

Note que ao optar pelas regras de tributação da Categoria A, não deixa de ser trabalhador independente, nem deixa de ter que apresentar o anexo B preenchido, como titular de rendimentos da Categoria B. Apenas opta por outras regras de tributação.

O facto de o rendimento a tributar partir de um patamar menor, nas regras da Categoria B (75% ou 65%, conforme o coeficiente seja 0,75 ou 0,35), pode ser vantajoso. No entanto, não é assim tão linear, num contribuinte casado, quer sejam ambos da Categoria B ou não.

A melhor opção é sempre simular as duas situações. Não vai encontrar um simulador com todos os cenários e perfis de contribuintes contemplados, com exceção do da própria AT.

Como simular a tributação pelas regras da Categoria A ou da Categoria B?

Só pode optar pela regras da Categoria A, quem obteve rendimentos de uma única entidade. Em caso de dúvidas, contribuintes solteiros ou casados poderão simular e concluir pela opção mais benéfica no seu caso concreto, ser tributado pelas regras da Categoria A ou B

Quando está a simular a sua declaração, a lógica será sempre: preencher tudo - validar - simular - gravar. Depois, alterar preenchimento - validar - simular - gravar (ou gravar-simular) tantas vezes quantas quiser. Tecla final, depois de todas as decisões tomadas: entregar.

• a tecla validar permite corrigir os erros e alertas que vão surgindo pelo caminho. Corrija e torne a validar até que a mensagem seja "sem erros". Simule e grave.
• sempre que simular, surge-lhe uma demonstração de liquidação. Faça um prt screen ou imprima (click lado direito do rato). Tome nota da simulação em que está. Isto é válido para todas as simulações que pode fazer.
• para imprimir a própria declaração selecione no canto superior direito do écran, "Imprimir".
• quando grava, a sua declaração vai para os downloads do seu computador, em versão XML, e está identificada assim: decl-m3-irs-2022-NIF1-NIF2; à medida que grava, como o nome do ficheiro é sempre igual, ele assume a ordem por que são gravadas, 1, 2, 3, 4...n.
• na tributação separada ou de solteiro, o nome da declaração terá apenas o NIF do próprio.

Se estiver muito tempo no portal, ou abandonar o computador e depois retomar, o máximo que pode acontecer é voltar a ter que inserir os NIF e as credencias. Faça assim:

• saia do portal e entre novamente;
• selecione IRS - Entregar Declaração - Preencher declaração - ano 2021 - Declaração pré-gravada num ficheiro - vá ao seu computador "buscá-la" - o sistema diz-lhe "leitura do ficheiro com sucesso" e a sua declaração estará lá como se não tivesse saído do portal.

Vamos agora optar simular as regras da Categoria A e, depois, as regras da Categoria B.

• selecione o anexo B e preencha os dados até ao quadro 5;
• no quadro 5 do anexo B: selecione o campo 01 (rendimentos auferidos de uma única entidade) e o campo 03 (opta pelas regras da Categoria A);
• preencha o quadro 7 do anexo B e os demais quadros do anexo B aplicáveis, exceto o quadro 17;
• valide e corrija eventuais erros detetados pelo sistema, de acordo com as instruções que recebe;
• grave a declaração e simule (ícones azuis no canto superior direito do écran);
• a declaração fica nos downloads do seu computador;
• volte ao anexo B e, no quadro 5 do anexo B, selecione o campo 01 e o campo 04;
• não preenche o quadro 7, preenche o quadro 17 e os demais quadros aplicáveis;
• valide, corrija os erros, grave e simule;
• compare as duas simulações que tem neste momento e escolha a mais vantajosa (ou menos penalizadora);
• volte ao anexo B e mantenha ou altere o preenchimento de acordo com a sua decisão;
• se pretende voltar atrás (ficar com as regras da Categoria A e não ter que preencher de novo), saia do portal e volte a entrar;
• escolha entregar declaração - ano 2022 - entregar declaração em ficheiro pré-gravado;
• o sistema dá-lhe a possibilidade de ir ao seu computador "buscar" a declaração (não se engane a escolher a declaração);
• o sistema emite a mensagem "leitura do ficheiro com sucesso", a sua declaração estará aberta no sistema;
• valide novamente, grave e simule para ter a certeza que é essa a declaração escolhida (o valor apurado tem que ser o mesmo);
• faça "entregar", no ícone verde.

Simulou-se exclusivamente a tributação pelas duas regras possíveis. Mas, pode simular tudo o que quiser.

Nos contribuintes casados, também é possível simular a tributação conjunta ou separada. Saiba mais em IRS dos casados conjunto ou separado?

Saiba mais sobre os 3 anexos importantes para os recibos verdes e Anexo SS em 2023: para que serve e quem tem que o entregar.

Este é um artigo orientador e de alerta sobre algumas questões, mas não é exaustivo. Em caso de duvidas contacte a AT ou solicite apoio especializado.

Paula Vieira

Economista pela Faculdade de Economia da Universidade do Porto. É consultora em processos de fusão e aquisição de empresas, finanças e gestão.