Se é trabalhador independente, o cálculo do IRS que vai receber ou pagar ao Estado, deverá seguir diversos passos, tal como nas outras categorias. Mas, pelo meio, surgem diversas questões com diferentes opções que podem ser seguidas.

Vamos focar-nos nas dúvidas mais comuns com que se deparam os designados "recibos verdes" e aprender a calcular o imposto.

Calcular o IRS do trabalhador independente pelas regras de tributação da categoria B

Vamos então tomar como exemplo trabalhadores independentes que, quando abriram a respetiva atividade nas Finanças, optaram pelo regime simplificado. 

Passo 1: coeficientes aplicáveis ao rendimento bruto

Optando por tributar os seus rendimentos de acordo com as regras da categoria B, o rendimento tributável é o que resulta da aplicação dos coeficientes do art.º 31.º do CIRS. Eis alguns desses coeficientes e a que rendimentos se aplicam:

  • 0,15 às vendas de mercadorias e produtos, e às atividades de restauração e bebidas, atividades hoteleiras e similares;
  • 0,75 aos rendimentos das atividades previstas na tabela a que se refere o artigo 151.º;
  • 0,35 aos rendimentos de prestações de serviços não previstos nos pontos anteriores anteriores (alojamento local, por exemplo);
  • 0,95 aos rendimentos de contratos de cessão ou utilização temporária da propriedade intelectual ou industrial;
  • 0,30 aos subsídios ou subvenções não destinados à exploração;
  • 0,50 aos rendimentos de alojamento local, localizados em área de contenção.

Para aplicação desta regra, basta apurar o rendimento bruto total e multiplicar o valor obtido pelo coeficiente que é aplicável a esse rendimento.

Passo 2: rendimento coletável ou rendimento coletável "corrigido" 

Pegando no caso mais comum do regime simplificado da Categoria B, alguém que presta serviços previstos na Tabela do art.º 151.º do CIRS. O coeficiente é 0,75. O que explicamos de seguida também se aplica aos rendimentos abrangidos pelo coeficiente de 0,35.

Escolhemos estes dois casos (coeficientes 0,75 e 0,35) pois são os que levantam mais dúvidas, devido ao cálculo do rendimento a tributar.

Ao aplicar o coeficiente de 0,75, a AT supostamente está a isentar de tributação 25% do rendimento, assumindo que são despesas da atividade. Mas, na verdade, estas despesas presumidas não são "automáticas". 15% delas têm que ser comprovadamente suportadas pelo sujeito passivo. Se não tiver estas despesas, ou não as puder comprovar, é-lhe indiferente ou até penalizador, pode pagar mais imposto do que seria suposto.

É por isso que lhe chamamos "rendimento coletável corrigido".

Como é, então, tributado o rendimento? O que é este rendimento coletável corrigido?

  • 75% do rendimento bruto, ao qual acresce a diferença positiva entre:
  • 15% do rendimento bruto e a soma das seguintes deduções:
    • dedução específica prevista (automática de 4.104 euros) ou, se superior, o valor das contribuições obrigatórias para regimes de proteção social;
    • despesas com pessoal e encargos a título de remunerações, ordenados ou salários comunicados à AT;
    • rendas de imóveis afetos à atividade independente se constarem de faturas ou outros documentos comunicados à AT;
    • 1,5% do valor tributário dos imóveis afetos à atividade (4% do VPT se afetos a atividades hoteleiras ou de alojamento local);
    • outras despesas relacionadas com a atividade, que constem de faturas comunicadas à AT ou emitidas no Portal das Finanças (materiais de consumo corrente, eletricidade, água, transportes e comunicações, rendas, contencioso, seguros, rendas de locação financeira, quotizações para ordens e outras organizações representativas de categorias profissionais respeitantes ao sujeito passivo, deslocações, viagens e estadas do sujeito passivo e dos seus empregados);
    • importações e aquisições intracomunitárias de bens e serviços relacionados com a atividade.

As rendas de imóveis, o valor tributário de imóveis e as outras despesas, serão consideradas tal como constam do e-fatura. Como "despesas da atividade" são consideradas, nas respetivas categorias, as totalmente afetas e as parcialmente afetas, em 25% do seu valor.

Como é então apurado o rendimento tributável: 

Exemplo 1: para alguém que recebeu 30.000 euros e teve despesas de 500 euros:

  • 30.000 x 0,75 = 22.500
  • 30.000 x 15% = 4.500
  • 22.500 + (4.500 - 4.104 - 500)
  • 22.500 + (4.500 - 4.604) 
  • acresce aos 22.500 um valor negativo, logo esse valor "não vai acrescer", mas também "não vai abater"
  • o rendimento tributável será de 22.500 + 0 = 22.500

A lógica é que os 15% do rendimento (4.500) tenham que ser "consumidos" por despesas comprovadas. A única "despesa automaticamente comprovada" são os 4.104.

Neste caso, as despesas comprovadas (4.104 + 500) são superiores aos 15% do rendimento que tem que se justificar. Vai continuar a tributar os 75% do rendimento (22.500).

Exemplo 2: outra situação, rendimento de 50.000, despesas com telemóvel de 500 e com transportes de 500:   

  • 50.000 x 75% = 37.500
  • 50.000 x 15% = 7.500
  • 37.500 + (7.500 - 4.104 - 1.000)
  • 37.500 + (7.500 - 5.104) 
  • acresce aos 37.500 um valor positivo, logo esse valor vai acrescer ao rendimento tributável
  • o rendimento tributável será de 37.500 + 2.396 = 39.896 (chamamos-lhe "rendimento coletável corrigido")

Neste caso, não se consegue justificar os 15% do rendimento bruto. As despesas não atingem 7.500, logo o rendimento a tributar será superior aos esperados 37.500. O rendimento tributável é superior na parte dos 15% de despesas que não se conseguem justificar - nos 2.396 euros. O rendimento a tributar será de 37.500 + 2.396.

Na verdade, nunca há nada a abater ao rendimento que resulta da aplicação dos coeficientes. Os coeficientes são o próprio "abatimento" presumido, que tem que ser justificado em 15%.

Num coeficiente de 75%, a AT presume uma dedução de 25%, mas obriga à justificação de 15%. Se não se conseguir justificar os 15% na totalidade, a parte não justificada acresce ao rendimento tributável. 

Qual a situação de indiferença?

  1. No 1.º caso, a indiferença seria ter despesas de 4.500, exatamente iguais aos 15% do rendimento bruto: 22.500 + (4.500 - 4.104 - 396) = 22.500 + 0 = 22.500, é a situação equivalente à de ter despesas superiores a 15% do rendimento.
  2. No 2.º caso, a indiferença segue a mesma lógica. Se, no total, a dedução especifica de 4.104 e as despesas suportadas fossem de 7.500, o rendimento tributável ficaria nos 37.500: 37.500 + (7.500 - 4.104 - 3.396) = 37.500 + 0 = 37.500

Uma fórmula matemática permite chegar à situação de indiferença, apresentar ou não apresentar despesas, para todos os casos: RB / 15% = 4.104, de onde, RB = 27.360 euros.

Ou seja, 15% de 27.360 = 4.104, basta a dedução automática de 4.104 para justificar os 15% de despesas. 

Conclusões a retirar sobre rendimento tributável e despesas do regime simplificado (coeficientes 0,75 e 0,35):

  1. Se o rendimento bruto for inferior a 27.360 euros, 15% desse rendimento é inferior, desde logo, à dedução automática de 4.104: vai ter sempre uma diferença negativa, logo o rendimento tributável vai ser 75% do rendimento bruto. Não precisa de apresentar despesas.
  2. Se o rendimento bruto for igual a 27.360 euros, 15% desse rendimento é igual à dedução automática de 4.104: os 15% já estão justificados. Não precisa de apresentar despesas.
  3. Se o rendimento for superior a 27.360 euros (os dois exemplos apresentados), 15% desse rendimento é superior aos 4.104, logo vai precisar de algo mais para justificar os 15%. Neste caso, deve sempre apresentar despesas (incluindo os 4.104) iguais ou superiores a 15% do rendimento bruto (exemplo 1), caso contrário, o rendimento tributável vai ser acrescido na parte dos 15% que não consegue justificar (exemplo 2).  

Passo 3: aplicação das taxas de IRS e apuramento da coleta total

Depois das deduções da categoria B, o rendimento entra na "mecânica do IRS". Queremos dizer que segue, depois, os mesmos passos que o rendimento, por exemplo, da categoria A.

  • é englobado com o do cônjuge e dividido por 2 (no caso de tributação conjunta dos casados ou unidos de facto)
  • é aplicada a taxa de IRS do escalão respetivo
  • apura-se a coleta total
  • são abatidas as deduções à coleta
  • apura-se a coleta líquida
  • abatem-se as retenções na fonte efetuadas ao longo do ano anterior e os pagamentos por conta se existirem
  • apura-se o valor a pagar ao Estado ou a reembolsar pelo Estado.

Vamos voltar ao Exemplo 1, supondo que é rendimento de um solteiro, sem dependentes, residente no Continente:

  • aplicação da taxa do escalão onde se encontra o rendimento e abatimento da parcela a abater: 22.500 x 35% - 2.515,66 = 7.875 - 2.515,66 = 5.359,34

Assumindo que nada mais haveria a considerar, chegamos à coleta total de IRS deste sujeito passivo: 5.359,34 euros.

Agora vamos pegar no Exemplo 2.

Neste caso, vamos supor que o trabalhador independente, com um rendimento tributável de 39.896 euros, é casado, sem dependentes e reside no Continente. O cônjuge é trabalhador por conta de outrem e recebeu um rendimento bruto de 25.000 euros. Optaram pela tributação conjunta.

Como o cônjuge tem rendimentos da categoria A, teve direito a uma dedução específica de 4.104 euros. O rendimento coletável do cônjuge é de 25.000 - 4.104 = 20.896 euros.

Agora vamos aplicar a taxa de imposto:

  • total do rendimento para determinação da taxa: 39.896 + 20.896 = 60.792;
  • aplicação do quociente familiar: 60.792 / 2 = 30.396;
  • aplicação da taxa de IRS do escalão: 30.396 x 37% = 11.246,52;
  • dedução da parcela (a abater): 11.246,52 - 3.017,27 = 8.229,25.

A coleta total de IRS deste casal é, assim, de 8.229,25 euros.

Passo 4: deduções à coleta e apuramento da coleta líquida

Quer no exemplo 1, quer no exemplo 2, há que abater agora as deduções à coleta de IRS. São as despesas dos membros do agregado. Do solteiro, no primeiro caso, e dos dois membros do casal, no segundo caso.

Estas despesas são consideradas automaticamente no sistema da AT e são as que vão constar do Anexo H. Pode "aceitar" as despesas comunicadas à AT no portal e-fatura e nada fazer. Basta selecionar, no quadro 6C1 do anexo H, "Não" (código 02). Se as quiser declarar, terá que as declarar todas e são estas que passam a valer (selecionado o código 01). Convém não esquecer nenhuma e guardar todos os comprovativos.

Estas vão ser as Despesas que pode deduzir no IRS em 2022, no anexo H.

No caso do trabalhador independente, a repartição de despesas entre o anexo H e o anexo B é feita da seguinte forma:

  • no anexo H são consideradas: as despesas que selecionou no portal e-fatura, como "não afetas à atividade" e 75% das despesas que selecionou como "parcialmente afetas à atividade";
  • no anexo B são consideradas: as "totalmente afetas à atividade" e 25% das despesas "parcialmente afetas".

Para quem opta pelas regras de tributação da categoria B, o quadro de despesas a preencher é o 17, do anexo B. As deduções a considerar são diferentes quando se opta pelas regras da categoria A ou B.

No nosso exemplo de trabalhadores casados, o cônjuge da categoria A, terá todas as suas despesas consideradas no anexo H.

Após abater as deduções à coleta, chegamos à coleta líquida. 

A coleta líquida é o valor de imposto efetivamente devido ao Estado, relativamente aos rendimentos de determinado ano, por exemplo, 2021.

Passo 5: pagamentos por conta e retenções na fonte e apuramento do valor a pagar ou a receber do Estado

Aqui chegados, há que comparar o imposto que se deve ao Estado, com o valor do imposto que lhe foi adiantado em 2021. 

Há que comparar a coleta líquida com o valor da retenção na fonte de imposto e/ou com o valor dos pagamentos por conta feitos ao Estado. Estas duas parcelas funcionam como um adiantamento ao Estado por conta do imposto devido. 

O acerto de contas é feito com a declaração de IRS feita no ano seguinte, neste caso em 2022.

Assim:

  • se o valor das retenções e pagamentos por conta, for superior à coleta liquida, significa que adiantou mais dinheiro ao Estado do que o valor de imposto devido - vai ter um reembolso de IRS;
  • se o valor das retenções e pagamentos por conta, for inferior à coleta liquida, vai ter que pagar ao Estado a parcela de imposto em falta - vai ter IRS a liquidar.

Saiba mais sobre a "mecânica do IRS", as taxas aplicáveis e como é calculado o imposto em Escalões do IRS 2021: rendimento coletável e taxas aplicáveis e Calcular o IRS em 2022: passo a passo. A partir do rendimento coletável, a lógica de cálculo é a mesma.

Calcular o IRS do trabalhador independente pelas regras de tributação da categoria A

Se o trabalhador independente obteve rendimentos de uma única entidade em determinado ano (por exemplo em 2021), pode optar pelas regras de tributação da categoria A, quando entregar a sua declaração de IRS em 2022.

Neste caso, não há um coeficiente a aplicar, é 100% do rendimento bruto que entra "na mecânica do IRS":

  • ao rendimento global, é aplicada a dedução específica da categoria A (4.104 euros ou o valor das contribuições para regimes de proteção social, se superior) e outras deduções;
  • não havendo rendimentos de anos anteriores ou rendimentos isentos, o rendimento a considerar para aplicação da taxa de imposto será: rendimento bruto - deduções.
  • a partir daqui, os passos de cálculo de imposto são os mesmos que os descritos na secção anterior.

As deduções para quem opta pelas regras da categoria A são as que constam do quadro 7 do Anexo B. Para além das contribuições para regimes de proteção social, é ainda possível deduzir quotizações para ordens profissionais, despesas de valorização profissional ou quotizações sindicais relacionadas com a atividade, entre outras.

Note que ao optar pelas regras de tributação da categoria A, não deixa de ser trabalhador independente, nem deixa de ter que apresentar o anexo B como titular de rendimentos da categoria B. Apenas opta por outras regras de tributação. 

O facto de o rendimento a tributar partir de um patamar menor, nas regras da categoria B (75% ou 65%, conforme o coeficiente seja 0,75 ou 0,35), pode significar uma vantagem em optar pela categoria B. No entanto, nem sempre será assim. Até porque, pode ser simples deduzir qual a melhor situação para um contribuinte solteiro, mas não será tão simples num contribuinte casado, quer sejam ambos da categoria B ou não.

A melhor opção é sempre simular as duas situações. Não vai encontrar um simulador com todos os cenários e perfis de contribuintes contemplados, com exceção do da própria AT. É por isso que, apesar de tudo, o simulador da AT é o mais fiável que pode encontrar. Pode haver erros, sim, mas, no final, é o sistema da AT que vai fazer as contas sobre o nosso imposto.

Fomos testar o sistema na questão das simulações, usando e abusando dessa funcionalidade. E funcionou na perfeição.

Como simular a tributação conjunta ou separada de IRS?

Se o trabalhador independente é casado, ou unido de facto, e o cônjuge trabalha por conta de outrém (rendimentos da categoria A), entre as várias questões iniciais que o sistema da AT lhe vai colocar é, desde logo, se opta (ou não) pela tributação conjunta.

A opção pela tributação conjunta ou separada depende do nível de rendimentos de cada um dos cônjuges, do nível de despesas do agregado, do nível de despesas do trabalhador independente. Vai depender ainda do facto de o trabalhador independente ir ou não tributar os seus próprios rendimentos pelas regras da categoria A ou da categoria B.

E não há uma regra absoluta aplicável a todos os casos. Para facilitar, vamos por nomes nos sujeitos passivos: a Catarina (categoria B) e o João (dependente, categoria A). Não têm outro tipo de rendimentos.

A opção escolhida pode ser trocada no ano seguinte. Simule a tributação conjunta e, depois, a separada

  1. A Catarina entra com as suas credenciais no portal das Finanças, seleciona IRS nos destaques, escolhe "Entregar Declaração" e, depois, "Preencher declaração". Seleciona o ano, neste caso, "2021" 
  2. Surgem-lhe agora as opções pelo tipo de declaração que pretende. Pode escolher declaração vazia (terá que preencher todos os dados da sua declaração), ou pré-preenchida, entre outras modalidades. A Catarina escolhe a pré-preenchida (menos trabalho).
  3. Na questão apresentada sobre a tributação conjunta, a Catarina responde SIM. Ao fazê-lo deverá preencher o NIF do João e, de seguida, validar esse NIF com as credenciais de acesso ao portal, do João.

A última questão acima será novamente colocada no quadro 5 da folha de rosto.

No canto superior direito do écran tem as seguintes opções:

A lógica é sempre, sem medos, preencher tudo - validar - simular - gravar. Depois, alterar preenchimento - validar - simular - gravar (ou gravar-simular) tantas vezes quantas quiser. Tecla final, depois de todas as decisões tomadas: entregar.

  • a tecla validar permite corrigir os erros e alertas que vão surgindo pelo caminho. Corrija e torna a validar até que a mensagem seja "sem erros". Simule e grave.
  • sempre que simular, surge-lhe uma demonstração de liquidação. Faça um prt screen ou imprima (click lado direito do rato). Tome nota da simulação em que está. Isto é válido para todas as inúmeras simulações que pode fazer na sua declaração de IRS.
  • para imprimir a própria declaração selecione no canto superior direito do écran, "Imprimir".
  • quando grava, a sua declaração vai parar aos downloads do seu computador, em versão XML, e está identificada assim: decl-m3-irs-2021-NIF1-NIF2; à medida que grava, como o nome do ficheiro é sempre igual, ele assume a ordem por que são gravadas, 1, 2, 3, 4...n.
  • na tributação separada ou de solteiro, o nome da declaração terá apenas o NIF do próprio. 
  • vá excluindo as simulações "que não lhe agradam", não precisa de as gravar todas.

Se estiver muito tempo no portal, ou abandonar o computador e depois retomar, o máximo que pode acontecer é voltar a ter que inserir os NIF e as credencias. Faça assim:

  • saia do portal e entre novamente;
  • selecione IRS - Entregar Declaração - Preencher declaração - ano 2021 - Declaração pré-gravada num ficheiro - vá ao seu computador "buscá-la" - o sistema diz-lhe "leitura do ficheiro com sucesso" e a sua declaração estará lá como se não tivesse saído do portal.   

E agora, vamos então simular a tributação conjunta e, depois, a separada:

  1. A Catarina e o João preenchem a declaração (folha de rosto, anexo A, anexo B, anexo H, anexo SS).
  2. Clicam em validar.
  3. Corrigem os erros encontrados.
  4. Simulam para ver o montante de imposto apurado (fotografam, guardam, ou imprimem).
  5. Gravam a declaração (ícone azul de "gravar").
  6. A declaração está no computador. Tomam nota da opção a que o ficheiro corresponde.
  7. A Catarina e o João saem do portal. 
  8. A Catarina entra novamente e escolhe IRS - Entregar Declaração - Preencher declaração - ano 2021.
  9. Nas questões iniciais responde que "não opta pela tributação conjunta". 
  10. Preenche a declaração, valida, simula e grava (declaração em separado, da Catarina).
  11. O João entra no portal repete todos os passos da Catarina (no fim, tem a sua declaração de IRS, em separado).
  12. Comparam as demonstrações de liquidação (valor a pagar ou a receber) das declarações em separado, com o resultado da declaração conjunta.
  13. Voltam ao sistema da AT. Se tivessem abandonado o sistema, entrariam novamente e escolhiam a opção de ficheiro pré-gravado.
  14. Selecionam o ficheiro que pretendem, voltam a validar, a simular (para ter toda a certeza) e entregam a opção escolhida, selecionando "Entregar".

É extremamente simples simular e o sistema funciona. Pode simular tudo o que quiser e ir gravando o que lhe interessar. Na hora da entrega, só não pode "trocar as mãos".

Como simular a tributação pelas regras da categoria A ou da categoria B?

Para além de simular a tributação conjunta e separada, pode ainda simular a opção pelas regras da categoria A ou B. Um titular solteiro também deve fazer esta simulação em caso de dúvidas. 

Relembramos que só pode optar pela regras da categoria A, quem obteve rendimentos de uma única entidade.

Aplicam-se as regras genéricas descritas na simulação anterior. Vamos optar primeiro pelas regras da categoria A e, depois, pelas regras da categoria B.

  • selecione o anexo B e preencha os dados até ao quadro 5;
  • no quadro 5 do anexo B: selecione o campo 01 (rendimentos auferidos de uma única entidade) e o campo 03 (opta pelas regras da categoria A);
  • preencha o quadro 7 do anexo B;
  • preencha os demais quadros do anexo B, conforme aplicável, exceto o quadro 17;
  • valide e corrija eventuais erros detetados pelo sistema, de acordo com as instruções que recebe;
  • grave a declaração e simule (ícones azuis no canto superior direito do écran);
  • a declaração fica nos downloads do seu computador, a simulação deve fotografar, fazer print screen para um ficheiro novo (word por exemplo) ou imprimir com o lado direito do rato (não tem opção direta para guardar);
  • volte ao anexo B e, no quadro 5 do anexo B, selecione o campo 01 e o campo 04;
  • não preenche o quadro 7, preenche o quadro 17 e os demais quadros aplicáveis;
  • valide, corrija os erros, grave e simule;
  • compare as duas simulações que tem neste momento e escolha a mais vantajosa (ou menos penalizadora);
  • volte ao anexo B e mantenha ou altere o preenchimento de acordo com a sua decisão;
  • se pretende voltar atrás (ficar com as regras da categoria A e não ter que preencher de novo), saia do portal e volte a entrar;
  • escolha entregar declaração - ano 2021 - entregar declaração em ficheiro pré-gravado;
  • o sistema dá-lhe a possibilidade de ir ao seu computador "buscar" a declaração (não se engane a escolher a declaração);
  • o sistema emite a mensagem "leitura do ficheiro com sucesso", a sua declaração estará aberta no sistema;
  • valide novamente, grave e simule para ter a certeza que é essa a declaração escolhida (o valor apurado tem que ser o mesmo);
  • faça "entregar", no ícone verde.

Simulou-se exclusivamente a questão da tributação conjunta vs separada e as duas regras de tributação. Pode simular tudo o que quiser. E, depois, não esqueça, os demais anexos e o rosto da declaração.

Anexos a apresentar pelo trabalhador independente

O anexo B é individual. Só pode ser preenchido pelo titular dos rendimentos da categoria B. Se forem dois titulares, são 2 anexos B. Há que juntar o anexo H, das despesas do agregado familiar. E ainda o anexo SS, a preencher pelo trabalhador ou trabalhadores independentes.

Se é casado ou unido de facto, e o cônjuge tem rendimentos como trabalhador dependente, o cônjuge preenche o anexo A. O trabalhador independente preenche o anexo B. Há que juntar o anexo H, das despesas do agregado familiar. E ainda o anexo SS, a preencher pelo trabalhador independente.

Se é solteiro, vai ter que apresentar o anexo B, o anexo H e o anexo SS.

No regime de contabilidade organizada, é o anexo C que se aplica.

Em qualquer situação há, naturalmente, a folha de rosto da declaração de IRS para preencher também, logo a primeira que surge no sistema das Finanças.

Saiba mais sobre os 3 anexos importantes para os recibos verdes e Anexo SS em 2022: para que serve e quem tem que o entregar.

Este é um artigo orientador e de alerta para algumas das questões com que se deparam os trabalhadores independentes, dentro dos exemplos escolhidos. Não é exaustivo.

Em caso de duvidas contacte a AT ou solicite apoio especializado. 

Paula Vieira
Paula Vieira

Economista pela Faculdade de Economia da Universidade do Porto. É consultora em processos de fusão e aquisição de empresas, finanças e gestão.