Como trabalhar mais rápido? 8 dicas práticas

Quer saber como trabalhar mais rápido mantendo a qualidade do seu trabalho? O trabalhador ideal é aquele que consegue encontrar um equilíbrio entre o perfecionismo e a produtividade. Perder horas e horas com uma tarefa para que fique perfeita pode fazer de si um trabalhador pouco eficiente. Despache as suas tarefas e ganhe tempo para o que mais gosta de fazer com estas 8 dicas práticas:

1. Planeie o dia ao seu ritmo

Em que altura do dia se sente mais ativo? E em que momentos se sente mais sonolento e com menos capacidade de raciocínio? Utilize as horas produtivas para trabalhar e as horas ineficientes (depois do almoço, na maior parte dos casos) para pausas ou tarefas rotineiras que não exigem tanta atenção ao detalhe.

Para trabalhar mais rápido, liste as tarefas pendentes e faça uma previsão de quanto tempo demora a executá-las. Não tem de planear o seu dia ao minuto, seja realista! Basta dividir o dia em quatro momentos e estabelecer objetivos para o início da manhã, fim da manhã, início da tarde e fim da tarde.

2. Seja disciplinado com os intervalos

Há tempo para trabalhar e tempo para descansar. Uma jornada de trabalho ininterrupta pode afetar a sua produtividade devido ao acúmulo de cansaço. No entanto, há quem tenha o hábito de interromper o trabalho com muita frequência o que afeta a sua capacidade de trabalhar rápido.

Aproveite um único intervalo mais longo para comer, esticar as pernas, ir à casa de banho, beber um café ou fumar, ao invés de fazer múltiplos intervalos para cada uma destas coisas.

3. Evite distrações (emails, telefonemas, redes sociais)

Quantas vezes lhe acontece interromper uma tarefa para consultar as suas redes sociais, atender telefonemas ou responder a uma dúvida de um colega? Pois se quer trabalhar mais rápido, evite distrações! Pode parecer "só" um telefonema de alguns minutos, mas pode arruinar por completo a sua concentração e fazê-lo esquecer a sua linha de raciocínio. Silencie os aparelhos eletrónicos ou desligue as notificações de aplicações não urgentes. 

4. Se atendeu ou leu, responda de imediato

O ideal seria evitar distrações, mas se cedeu à tentação de ler os seus emails ou de atender uma chamada e se o que lhe é solicitado pode ser feito de imediato e sem grande perda de tempo da sua parte, faça logo!

Perdemos muito tempo a ler emails sobre os quais pensamos "respondo mais logo", quando a resposta não passa de um simples "ok" ou pode ser resumida numa frase. Adiar essa tarefa vai levar a que, mais tarde, tenha de procurar o email, relê-lo e responder, duplicando o tempo dispendido.

5. Tenha tudo o que precisa à mão

Antes de começar uma tarefa, reúna todo o material de que precisa para trabalhar. Quantas vezes já lhe aconteceu estar a trabalhar no computador portátil e ficar sem bateria? Lá vai você, levantar-se para ir buscar o carregador, aguardar que o computador reinicie, e nisto perdeu 5 minutos e distraiu-se com as notificações que caíram no seu telemóvel ou com as últimas notícias a passar na televisão.

Outra dica sobre como trabalhar mais rápido consiste em manter uma folha e caneta por perto, para apontar recados e fazer notas de que vai precisar numa fase mais avançada da tarefa que está a executar.

6. Não interrompa uma tarefa com outra tarefa

Muitas vezes estamos a executar uma tarefa quando nos lembramos que temos outra tarefa pendente. Nesse momento, deixamos o trabalho que temos em mão inacabado para nos dedicarmos à segunda tarefa. Não faça isso, a menos que a segunda tarefa seja urgente e se tenha tratado de um lapso grave de memória.

Deixar uma tarefa inacabada para nos dedicarmos a outra faz com que, ao regressarmos à tarefa inicial, tenhamos de perder tempo a rever o trabalho já feito, para saber de que ponto temos de recomeçar.

Para as pessoas que se aborrecem facilmente com o trabalho, alternar tarefas pode ser uma boa forma de manter a motivação.

7. Delegue tarefas e fomente a autonomia

Há alguém que pode fazer uma tarefa por si? Delegue! Para quê perder tempo com tarefas que outra pessoa está disponível para executar e para as quais o seu tempo e dedicação não são imprescindíveis?

Ao delegar uma tarefa estabeleça um prazo de entrega que lhe permita rever o trabalho efetuado pela pessoa em quem delegou. Seja bastante claro ao explicar o que é esperado e incentive a pessoa a ser autónoma na tomada de decisões, para não ser constantemente interrompido com dúvidas pouco pertinentes, caso em que em vez de trabalhar mais rápido, sofrerá uma diminuição do ritmo de trabalho.

8. Aproveite os tempos mortos

Sabe aquela reunião semanal em que tem de estar, mas cuja sua intervenção é quase nenhuma? Ou uma viagem de comboio ou de carro à pendura? Talvez possa utilizar o tempo para ler um documento ou responder a alguns emails.

Poucas pessoas têm esta capacidade de rentabilizar o tempo ao ponto de executarem várias tarefas em simultâneo. O primeiro passo para treinar esta habilidade é identificar as tarefas que exigem pouco foco e que podem ser parceladas e executadas com interrupções.