As ajudas de custo correspondem ao apoio financeiro pago pelo empregador, com o objetivo de compensar o trabalhador por despesas decorrentes de deslocações de âmbito profissional.

Este apoio pode cobrir apenas uma parte ou a totalidade dos gastos suportados pelo trabalhador. Assim, as despesas de deslocação podem contemplar gastos com:

• Transportes/Deslocações;
• Alimentação;
• Alojamento.

Por exemplo, se um profissional, a trabalhar em Portugal, for visitar uma feira em Madrid, Espanha, provavelmente terá despesas com transporte, alimentação ou estadia.

Conforme já referido, estes custos devem ser suportados pela empresa, que pode pagar o valor de duas formas:

• adiantadamente;
• ou fazê-lo, no máximo, 30 dias após a apresentação dos comprovativos de gastos por parte do trabalhador.

Por outro lado, para ser reembolsado destes custos, o trabalhador deve sempre apresentar ao empregador as faturas que comprovam essas despesas, com o respetivo NIF da empresa.

O que diz a lei?

As ajudas de custo são definidas para o setor público, mas o setor privado usa-as como referência. Os limites definidos são os máximos isentos de imposto para o trabalhador. Além disso, pode ainda haver tributação autónoma sobre as empresas.

Ou seja, não existe uma legislação sobre as ajudas de custo que se aplique, especificamente, ao setor privado. Dessa forma, a maioria das empresas tem como referência o Decreto-Lei n.º 106/98, que estabelece as normas para a Função Pública.

Este decreto-lei prevê:

• os tipos de deslocações para as quais são pagas ajudas de custo;
• e as distâncias mínimas a partir das quais o trabalhador é reembolsado pelas suas despesas.

Em outras palavras, existem dois tipos de deslocações sujeitas ao pagamento de ajudas de custo:

• diárias;
• e por dias sucessivos.

No caso das deslocações diárias, só há lugar ao pagamento de ajudas de custo se a distância percorrida for superior a 20 quilómetros (a contar desde o local habitual de trabalho).

Já nas deslocações por dias sucessivos, a distância mínima para que se haja lugar ao reembolso das despesas é de 50 quilómetros.

Ainda assim, as empresas podem praticar valores diferentes daqueles que estão definidos pelo Estado. Nestes casos, quando as ajudas de custo ultrapassam os valores de referência, passam a estar sujeitas a IRS.

Quais os valores de referência para as diferentes ajudas de custo? 

No caso da alimentação, o valor das ajudas de custo é estabelecido tendo em conta o subsídio de refeição em vigor. Nos casos dos transportes e das deslocações ou estadias, os valores são fixados anualmente pelo governo, mas não têm sofrido alterações nos últimos anos.

Vejamos em seguida os valores de referência para cada tipo de despesa.

Alimentação

No caso da alimentação, as ajudas de custo têm como referência o subsídio de refeição, que é de 6 euros por dia em 2023.

No entanto, importa distinguir duas situações:

• até ao valor de 9,60 euros diários, as empresas estão isentas do pagamento de IRS, se este for pago em cartões ou vales de refeição.
• Se for pago em dinheiro, o limite de isenção mantém-se nos seis euros (acima deste valor tem de pagar imposto).

Alojamento

De acordo com a lei, o reembolso das despesas de alojamento é feito mediante a apresentação de recibos, desde que:

• o trabalhador tenha pernoitado num “estabelecimento hoteleiro até 3 estrelas ou equivalente”;
• e desde que o local tenha “celebrado acordo com o Estado”.

O reembolso tem um limite máximo de 50 euros. Em alternativa, a ajuda de custo é paga a 50%.

Deslocações

Este tipo de ajuda de custo é a mais regulada por parte do Estado, precisamente para evitar possíveis abusos. Nesse sentido, o reembolso das despesas depende de vários fatores:

• horário;
• duração da deslocação;
• transporte que o trabalhador utiliza;
• distância percorrida;
• cargo profissional;
• por fim, se a viagem se realiza em território nacional ou no estrangeiro.

Mais uma vez, convém recordar, todas estas regras são exclusivas do setor público, mas servem de referência para as organizações privadas. Assim, pode guiar-se pelos seguintes valores:

Percentagens pagas ao trabalhador

Nas deslocações, o empregador deve pagar as seguintes percentagens dos gastos suportados pelo trabalhador:

Nas deslocações diárias

• 25%, se a deslocação se realizar (integralmente ou parcialmente) entre as 13 e as 14 horas ou entre as 20 e as 21 horas;
• 50%, se a deslocação implicar alojamento.

Exemplo prático:

Se considerarmos o valor de referência diário (50,20 euros) e o trabalhador tiver de ficar alojado, o mesmo vai receber 50% do custo suportado, ou seja, 25,10 euros.

Em deslocações por dias sucessivos

Neste caso, as percentagens a pagar pelo empregador são diferentes consoante o:

• Dia da partida;
• Dia da chegada;
• Restantes dias.

No dia da partida temos os seguintes valores:

• 100%, se a partida ocorrer até às 13 horas;
• 75%, se o trabalhador iniciar a deslocação entre as 13 e as 21 horas;
• 50%, se o trabalhador partir após as 21 horas.

Já no dia da chegada os valores são:

• 0%, se o trabalhador chegar até às 13 horas;
• 25%, se chegar entre as 13 e as 20 horas;
• 50%, se chegar depois das 20 horas.

Por fim, nos restantes dias o abono é pago na sua totalidade (100%).

Exemplo prático:

Por motivos profissionais, um trabalhador precisa de se deslocar de Lisboa para Braga durante 3 dias (2ª a 4ª feira), sendo o valor de referência diário é 50,20 euros. Assim temos:

• Na segunda-feira, parte às 15 horas pelo que vai receber recebe 75% do valor, ou seja, 37,65 euros;
• Na terça-feira recebe o abono na sua totalidade (100%), ou seja, 50,20 euros;
• Por fim, na quarta-feira, chega às 23 horas, pelo que recebe 50%, ou seja, 25,10 euros.

Assim, pelo total dos 3 dias, a empresa terá de pagar a este trabalhador 112,95 euros.

Preço por quilómetro percorrido

Existe ainda um valor a pagar por cada quilómetro de deslocação e que depende do meio de transporte utilizado pelo trabalhador:

• viatura própria;
• um veículo motorizado que não o automóvel;
• ou transporte público.

Em seguida, mostramos a tabela definida para a função pública, a qual já inclui as despesas com:

• combustível;
• portagens
• e estacionamento.

Significa isto que, estas despesas não são pagas à parte. Assim temos os seguintes valores por quilómetro/transporte em:

• automóvel próprio - 0,36€
• veículo motorizado não automóvel - 0,14€
• automóvel de aluguer com 1 trabalhador - 0,34€
• automóvel de aluguer com 2 trabalhadores (recebe cada um) - 0,14€
• veículos públicos ou automóvel de aluguer, com 3 ou mais trabalhadores (recebe cada um) - 0,11€

Limites diários

Como em quase tudo na vida, existem limites! Assim, a lei define um valor máximo para as ajudas de custo em cada deslocação diária. Mais uma vez, estes valores servem igualmente de referência ao setor privado. Assim temos:

Em território nacional  

• Trabalhadores em geral da função pública - 50,20€
• Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores - 69,19€

No estrangeiro

• Trabalhadores em geral da função pública - 89,35€
• Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores - 100,24€

As ajudas de custo estão sujeitas a impostos?

Em determinadas situações pode haver lugar ao pagamento de impostos (IRS e SS). Resumidamente temos:

• Se o valor das ajudas de custo for igual ou inferior ao limite máximo definido para a função pública, fica isento do pagamento de impostos;
• Se o valor fixado for ultrapassado, há lugar ao pagamento de impostos que incide sobre a diferença entre o valor da despesa apresentada e o teto fixado por lei.

As ajudas de custo que não excedam o patamar de isenção não são consideradas rendimento do trabalho dependente. Ultrapassando-se o limite, devem ser declaradas em sede de IRS, como rendimentos da categoria A.

Em seguida, mostramos dois exemplos práticos.

Exemplo A – subsídio de alimentação

Se o trabalhador gastar nove euros num almoço e o seu subsídio for pago em dinheiro, deverá pagar imposto sobre 3 euros (nove euros – seis euros). Caso recebesse em cartão, não pagaria qualquer imposto.

Além disso, as empresas estão sujeitas à tributação autónoma de 5% sobre o pagamento destas despesas, sempre que elas não forem cobradas ao cliente. A taxa é aplicada sempre até ao valor do teto máximo fixado para a isenção de imposto.

Exemplo B – Deslocação diária

Numa deslocação diária, em que o limite fixado é de 50,20 euros, se o trabalhador gastar 70 euros, terá de pagar imposto sobre o valor de 19,80 euros (diferença entre o que gastou e o teto máximo isento de impostos)

Por outro lado, a empresa terá de pagar ao Estado 26 cêntimos (5% x 50,20 euros).

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É possível deduzir ajudas de custo para efeitos de IRC? 

As empresas podem deduzir as ajudas de custo em sede de IRC, desde que as mesmas sejam faturadas a clientes. Caso contrário, é preciso apresentar um mapa itinerário, através do qual seja possível efetuar o controlo das deslocações a que se referem os gastos.

De acordo com o artigo 23.º-A do Código do IRC, esses mapas devem indicar :

• os locais;
• tempos de permanência;
• e ainda o objetivo da deslocação.

Se a viagem for feita na viatura própria do trabalhador, então o mapa deve conter;

• a identificação do veículo;
• a identificação do proprietário;
• por fim, quilómetros percorridos.

Outras ajudas de custo: despesas de representação

Além das ajudas de custo acima indicadas, há trabalhadores que recebem igualmente despesas de representação.

De acordo com o Código do IRS, “consideram-se despesas de representação, nomeadamente, os encargos suportados com receções, refeições, viagens, passeios e espetáculos oferecidos no país ou no estrangeiro a clientes ou a fornecedores ou ainda a quaisquer outras pessoas ou entidades".

Note que, estes gastos estão igualmente sujeitos a tributação autónoma à taxa de 10%. Mas se a empresa apresentar prejuízos fiscais, já terá de pagar 20%.

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