Se vive atualmente (ou já viveu) num apartamento ou num imóvel inserido num condomínio, e é proprietário do mesmo, com certeza já deve ter presenciado uma reunião de condomínio.

Estas reuniões têm uma importância fundamental para zelar pelo bem do prédio, especialmente quando estas se apresentam bem delineadas. Por isso, é importante ter noção sobre diversas questões relacionadas com as reuniões de condomínio, nomeadamente como convocá-las, como se realiza a eleição do administrador, entre outros aspetos.

O que são reuniões de condomínio?

Uma reunião de condomínio, ou também designada por assembleia de condóminos, significa um encontro entre todos os condóminos com o intuito de debaterem e tomarem decisões sobre diversos assuntos relacionados com o prédio onde estes vivem e que sejam do interesse comum.

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Qual a periodicidade das reuniões de condomínio?

De acordo com o artigo 1431.º do Decreto-Lei 47344, a periodicidade das assembleias de condóminos estipula que:

• A assembleia reúne-se na primeira quinzena de janeiro, mediante convocação do administrador, para discussão e aprovação das contas respeitantes ao último ano e aprovação do orçamento das despesas a efetuar durante o ano atual;
• A assembleia também reunirá quando for convocada pelo administrador, ou por condóminos que representem, pelo menos, 25% do capital investido.

Em última instância, os condóminos que não possam comparecer, podem sempre fazer-se representar através de uma procuração.

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Quem pode convocar reuniões de condomínio?

O administrador tem como função (além de outras) convocar reuniões de condomínio. Já na situação em que ainda não exista um administrador (primeira reunião, por exemplo), qualquer morador pode convocar a primeira reunião de condomínio.

Saiba também que depois da primeira reunião, podem também ser convocadas reuniões de condomínio extraordinárias apenas por condóminos, respeitando a regra dos 25% do capital investido.

Assim, quanto à convocação de reuniões de condomínio, o artigo 1432.º do Código Civil, indica que:

• A convocação deve realizar-se através de carta registada, com 10 dias de antecedência, ou então através de um aviso, desde que o consentimento esteja expressamente assinado pelos condóminos;
• Além disso, na convocação deve estar presente o dia, hora, local e ordem de trabalhos da reunião. Ainda, devem também constar informações relevantes relacionadas com a reunião em si.

Quem deve ser convocado para reuniões de condomínio?

Todos os condóminos ou os seus representantes legais, e o atual administrador do condomínio devem ser convocados para as reuniões de condomínio.

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O que devo fazer se não puder comparecer na reunião?

Na eventualidade de não poder comparecer às reuniões de condomínio, pode formular uma procuração para representá-lo na assembleia.

. Esta procuração é um documento onde se identifica o procurador e se descrevem os poderes entregues ao mesmo.

No que diz respeito às procurações, saiba que estas são bastante flexíveis. Isto quer dizer que pode passar uma procuração que apenas se aplica à assembleia em questão, ou então, se preferir, pode passar uma procuração que inclua assembleias futuras.

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Como se processa a deliberação?

Na grande maioria dos casos, apenas se torna necessário a maioria absoluta dos votos para se chegar a uma deliberação. No entanto, em situações especiais, como algo a realizar de grande importância, uma simples maioria absoluta não chega.

Saiba também que todas as decisões devem-se transmitir a todos os condóminos que não puderam comparecer na reunião. Assim, estes devem receber uma carta registada com aviso de receção, num prazo de 30 dias. Caso não concordem com as decisões tomadas, então os condóminos ausentes dispõem de 90 dias após a receção da carta para refutar essas decisões.

E se tiver de se anular uma reunião?

Se precisar, em alguma circunstância, de anular uma reunião, saiba que pode fazê-lo. No entanto, não pode fazê-lo por qualquer razão. Por exemplo, pode anular uma reunião de condomínio quando as condições exigidas para realizar a convocatória não estejam em conformidade.

Como se realiza a eleição do administrador?

Existem quatro formas de escolher um novo administrador:

• Por eleição – a duração do mandato do administrador fica acordada por um ano, sendo este renovável, a não ser que exista disposição em contrário no regulamento ou por deliberação da assembleia de condóminos;
• Via nomeação sucessiva – quando não existem candidatos para exercer o cargo de administrador, opta-se por este método para haver uma certa rotatividade por todos os condóminos nessas funções;
• Compensação pela administração - outra forma para se eleger um administrador pode ser através da criação de incentivos para quem irá exercer funções. Por exemplo, a assembleia de condóminos pode atribuir um salário ao administrador ou então recorrer uma empresa especializada para gerir o condomínio;
• Ou nomeação pelo tribunal - em última instância, qualquer condómino pode recorrer ao tribunal para nomear um administrador. Assim, enquanto o processo decorre, o proprietário com maior permilagem tem o dever de exercer as funções de administrador.

Não obstante, caso ainda não exista o sucessor, o administrador atual deve manter-se em funções.

Como se escreve a ata da reunião?

O que ocorreu durante todas as reuniões de condomínio deve registar-se numa ata de reunião. Assim, esta serve como um documento em que fica enunciado o que se passou na reunião, incluindo também as tomadas de decisão.

Assim, a ata deve conter as seguintes informações e deve conter as assinaturas de todos os presentes:

1. Número de ordem da ata;
2. Dia, mês, hora e local onde se realizou a reunião, por extenso;
3. Ordem de trabalhos, de acordo com o assinalado na respetiva convocatória;
4. Tomadas de decisão e quais as votações realizadas (caso haja);
5. Tarefas concedidas e quais os prazos;
6. Se cometer algum engano, não pode rasurar. Para corrigir, deve escrever a palavra "digo" e registar, de seguida, o que pretendia;
7. Enunciar todos os presentes e ausentes na reunião.

Tenha em consideração que a ata não deve conter detalhes irrelevantes. Foque-se só nas informações que tenham tido impacto nas tomadas de decisão, problemas expostos pelos condóminos (por exemplo, obras que se revelem necessárias, etc.), e aspetos similares.

Além disso, tenha em atenção que este documento serve como prova das deliberações da assembleia perante entidades externas, por exemplo, bancos.

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