Quem pretenda instaurar um processo disciplinar laboral tem de notificar o trabalhador no prazo de 60 dias após conhecimento da infração que lhe deu origem. A acompanhar a comunicação, deve seguir uma nota de culpa.

Consulte as nossas minutas e saiba quais os requisitos legais deste documento.

Minutas de notas de culpa

Estes são dois exemplos de notas de culpa (ficcionadas) para o ajudar numa comunicação deste tipo.

Exemplo de nota de culpa 1

Infração do trabalhador por utilização do telefone corporativo em chamadas de valor acrescentado.

"(cabeçalho com identificação do remetente e do destinatário; data e local)

Registada com Aviso de Receção

Assunto: Nota de Culpa

Ex.mo. Sr. Dr. João Voz Rouca,

Vimos por este meio comunicar a V.Exa. que lhe foi instaurado um processo disciplinar por comportamento que viola o Código de Ética da Telefone Sem Fios, S.A.

O comportamento lesivo das regras internas da Telefone Sem Fios, S.A. é passível de despedimento com justa causa.

V. Exa. dispõe de 10 dias úteis para apresentação da sua defesa, sendo-lhe legalmente permitido o desenvolvimento de todas as diligências probatórias necessárias e a convocação de testemunhas para esse efeito. Nos termos do art.º 356., n.º 3, do Código do Trabalho, fica V. Exa. informado que a Telefone Sem Fios, S.A. não é obrigada à audição de mais de 3 testemunhas por cada facto descrito na nota de culpa.

Junta-se, em anexo, a nota de culpa, com a narração dos factos e circunstâncias inerentes à infração disciplinar que lhe é imputada.

O Instrutor do processo disciplinar é António Códigos, com Cédula Profissional de Advogado n.º 0000C.

Com os melhores cumprimentos,

(assinatura)

(António Códigos)

Em Anexo: nota de culpa

Nota de culpa

No dia 2 de dezembro de 2022, a Telefone sem Fios, S.A. (doravante designada por Empresa ou Instituição), foi confrontada com fortes indícios de um comportamento irregular e lesivo dos interesses e regras da Instituição, por parte de João Voz Rouca.

Como consequência, a Empresa instaurou-lhe um processo de procedimento disciplinar, nomeando como Instrutor para o efeito, António Códigos, com a Cédula Profissional de Advogado n.º 0000C.

Deste modo, a Empresa vem, pela presente nota de culpa, acusar João Voz Rouca, residente na Rua Sem Rede, n.º 800, 1234-000 Figueiró da Banda Estreita, quadro administrativo da Telefone Sem Fios, S.A., desde o dia 1 de novembro de 2015, pelos factos que a seguir se enumeram.

1.º

A 2 de dezembro de 2022, no decorrer de um procedimento aleatório de verificação e controlo das chamadas telefónicas dos seus colaboradores, verificou-se a existência de 100 chamadas telefónicas para números de valor acrescentado, entre 10 e 21 de outubro de 2022, efetuadas a partir do número de telefone profissional, fixo, de João Voz Rouca.

A cópia da listagem obtida do sistema central telefónico da Empresa e a cópia da fatura emitida pelo fornecedor dos serviços de telecomunicações da Telefone Sem Fios, S.A., onde são visíveis e contabilizados os 100 telefonemas para números de valor acrescentado de João Voz Rouca, designadamente, o n.º de destino, data, duração e respetivo custo, são anexas à presente nota de culpa.

2.º

As 100 chamadas telefónicas de valor acrescentado efetuadas por João Voz Rouca têm um custo para a Empresa de 578,00 € + IVA. Ocorreram entre o dia 10 e o dia 21 de outubro de 2022, em horários de expediente diversos, mas sobretudo em torno das 14:00h, com durações, também variáveis, entre os cerca de 2 minutos e 14 minutos. A violação dos princípios e regras da Empresa foi feita de forma reiterada.

3.º

O Código de Ética da Telefone Sem Fios, S.A. estipula, na alínea g) do seu artigo 5.º, o seguinte:

"São liminarmente proibidas, a qualquer título, as chamadas de valor acrescentado. Os colaboradores da Telefone Sem Fios, S.A. aceitam, sem reservas, o controlo aleatório periódico de chamadas telefónicas pela Telefone Sem Fios, S.A."

No mesmo Código de Ética, no seu n.º 10, lê-se que "(...) a violação das regras previstas nos artigos 5, 6 e 7, do presente Código de Ética, são passíveis de fundamentar uma suspensão preventiva do colaborador e levar ao seu despedimento sem direito a indemnização".

Anexa-se à presente nota de culpa, a cópia do Código de Ética da Telefone Sem Fios, S.A. rubricada e assinada pelo colaborador João Voz Rouca, enquanto peça integrante do seu processo de admissão na Empresa, a 1 de novembro de 2015.

4.º

Os telefones de cada utilizador da Telefone Sem Fios, S.A. são acionados mediante código pessoal e intransmissível.

5.º

Dos factos circunstanciados na presente nota de culpa resulta a inevitável imputabilidade da violação do n.º 5 do Código de Conduta da Telefone Sem Fios, S.A. a João Voz Rouca. Dos mesmos factos, inequívocos, resulta a suspensão preventiva do colaborador João Voz Rouca, com manutenção da retribuição, nos termos do art.º 354.º, n.º 1, do Código do Trabalho.

6.º

Querendo, deve o visado responder à presente nota de culpa, no prazo de 10 dias úteis, podendo consultar os presentes autos, realizar as diligências probatórias que entenda relevantes para esclarecer os factos e a sua participação nos mesmos, juntando os documentos necessários ao esclarecimento da verdade, nos termos do n.º 1 do art.º 355.º do Código do Trabalho.

(Assinatura)

(António Códigos)

Em anexo:

  • Anexo 1: listagem de chamadas telefónicas emitida pelo sistema central telefónico da Empresa;
  • Anexo 2: cópia da fatura emitida pelo fornecedor dos serviços de telecomunicações da Telefone Sem Fios, S.A. respeitante a período que integra as datas compreendidas entre 10 e o dia 21 de outubro de 2022;
  • Anexo 3: cópia do Código de Ética da Telefone Sem Fios, S.A. rubricada e assinada pelo colaborador João Voz Rouca."

Exemplo de nota de culpa 2

Apropriação indevida de recursos da empresa.

"(cabeçalho com identificação do remetente e do destinatário; data e local)

Registada com Aviso de Receção

Assunto: Nota de Culpa

Ex.mo. Sr. António Caixa,

Vimos por este meio comunicar a V.Exa. que lhe foi instaurado um processo disciplinar por infração grave no desempenho das suas funções na Sorrisos & Confiança, Lda.

Junta-se, em anexo, a nota de culpa, com a narração dos factos e circunstâncias que lhe são imputados e que fundamentam um processo de despedimento com justa causa.

V. Exa. dispõe de 10 dias úteis para apresentação da sua defesa, sendo-lhe legalmente permitido o desenvolvimento de todas as diligências necessárias à sua defesa e a convocação testemunhas para esse efeito.

O Instrutor do processo disciplinar é Francisco Direito, com Cédula Profissional de Advogado n.º 0001D.

Com os melhores cumprimentos,

(assinatura)

(Francisco Direito)

Em Anexo: nota de culpa

Nota de culpa

No dia 20 de dezembro de 2022, a Sorrisos & Confiança, Lda (doravante designada por Empresa ou Instituição), concluiu o processo de identificação e documentação dos factos que demonstram o incumprimento, pelo trabalhador António Caixa, das obrigações inerentes às suas funções.

A infração é considerada muito grave já que põe em causa a segurança financeira da Sorrisos & Confiança, Lda e a sua credibilidade perante os seus clientes. De igual modo, é lesiva do seu património e do futuro de todos que com ela se relacionam, os seus trabalhadores, as suas famílias, os seus fornecedores e demais credores.

A infração põe em causa os pilares de confiança em que a Empresa baseou a sua atividade em 30 anos de existência.

Como consequência, a Empresa instaurou-lhe um processo disciplinar, nomeando como Instrutor, Francisco Direito, com a Cédula Profissional de Advogado n.º 0001D.

Vem a Empresa, pela presente nota de culpa, acusar António Caixa, residente na Rua Central dos Chicos, n.º 000, 8950-000 Espertos-de-Cima, Auxiliar de Armazém efetivo na Sorrisos & Confiança, Lda, desde 8 de setembro de 2008, pelos factos que a seguir se descrevem.

1.º

A Sorrisos & Confiança Lda é uma empresa familiar, com um sistema de controlo e monitorização débil, assente sobretudo na confiança que deposita nos seus trabalhadores, clientes e fornecedores. A Empresa não possui um software de gestão onde possam ser registados todos os atos do seu quotidiano. Não possui, também, um controlo apurado de stocks.

As operações são efetuadas pelos trabalhadores, maioritariamente em suporte físico (papel) e transmitidas ao, também trabalhador, o Administrativo, Pedro Diligente. Este, comunica a informação relevante e necessária para efeitos fiscais, ao Gabinete de Contabilidade, Sumir & Dividir, Lda., entidade subcontratada pela Sorrisos & Confiança Lda, para assegurar o cumprimento das suas obrigações legais e fiscais.

Com 30 anos de existência, a Sorrisos & Confiança, Lda orgulha-se de ser uma empresa sólida sem o incumprimento de qualquer obrigação enquanto entidade patronal ou enquanto contribuinte. A base da confiança sempre foi motor da vida da Instituição.

2.º

A entrega do produto aos clientes da Empresa é efetuada por 2 Auxiliares de Armazém, um dos quais António Caixa. São estes que recebem o preço e o comunicam ao Administrativo. O Administrativo emite faturas-recibo ou faturas, para os clientes que tenham pago, ou ficado em dívida, em conformidade com os registos apresentados. As faturas ou faturas-recibo são, depois, entregues em mão, pelo Auxiliar de Armazém, quando volta ao cliente numa próxima entrega.

Os valores, até ao limite legal de 2.999 euros, são recebidos dos clientes em dinheiro.

As datas e locais de entrega, o nome do Auxiliar de Armazém que faz a entrega, o produto e quantidade, a identificação do cliente e o recebimento (ou não) ficam registados num caderno de papel a que a Empresa chama "Diário da Entrega". Quem o preenche são os Auxiliares de Armazém, que o mostram ao Administrativo, após cada entrega.

3.º

Três clientes da Sorrisos & Confiança, Lda que, alegadamente, não teriam pago o produto que receberam de António Caixa, respetivamente nos dias 10 de outubro, 12 de outubro e 21 de outubro de 2022, quando confrontados pelo Administrativo pela falta de pagamento, responderam ter pago o produto nas respetivas datas de entrega.

Os três clientes foram contactados telefonicamente no dia 20 de novembro, pelo Administrativo. Os três compareceram na Empresa, a pedido e prontamente, nos dias 21 e 22 de novembro. Como comprovativo do que diziam, trouxeram consigo um papel manuscrito e assinado por António Caixa, sem valor fiscal, atestando o pagamento que funcionaria, alegadamente, como recibo provisório. Verbalmente, ter-lhes-á sido comunicado que a Empresa emitiria a correspondente fatura-recibo oportunamente, sem promessas de data, pois existiam problemas entre o Administrativo e a Sumir & Dividir, Lda.

A caligrafia do papel manuscrito entregue aos três clientes era a mesma e corresponde à caligrafia de António Caixa, como o atestam os vários relatos manuscritos constantes do Diário da Entrega.

No Diário da Entrega consta que nenhum destes três clientes havia pago o produto, nas respetivas datas de entrega. As datas de entrega e a quantidade de produto, comunicadas pelos três clientes ao Administrativo, nas reuniões havidas a 21 e 22 de novembro, estavam em conformidade com o relatado no Diário da Entrega.

A identificação completa dos três clientes, Gaspar, Baltasar e Melchior, a cópia do Diário da Entrega e a cópia dos "alegados" recibos entregues, são anexos à presente nota de culpa, sendo dela parte integrante.

4.º

Os factos relatados e circunstanciados materializam uma infração muito grave dos deveres a que está obrigado António Caixa.

O exposto consubstancia a subtração de recursos financeiros à Sorrisos & Confiança, Lda, através da apropriação indevida de receita provinda dos clientes da Empresa, a razão de ser da sua existência. Estão em causa, no seu conjunto, 8.950 euros.

Das diligências efetuadas resulta, em resumo, por parte de António Caixa, não só a apropriação indevida de dinheiro dos clientes, recursos financeiros da Empresa, mas também a emissão de falsos documentos em nome da Empresa e a mentira perante colegas de trabalho, clientes e a entidade patronal. Tudo isto baseado numa falsa esperança de que, com a falta de controlo da Sorrisos & Confiança, Lda, tudo se perdesse no tempo e não viesse a ser cabalmente apurado.

5.º

Os factos relatados e circunstanciados consubstanciam a lesão séria dos interesses patrimoniais da Empresa conforme descrito na alínea e) do n.º 1 do art.º 351.º do Código do Trabalho e, assim sendo, constituem fundamento para despedimento com justa causa pelo empregador.

Neste contexto, e ainda dos factos descritos na presente nota de culpa, resulta a suspensão preventiva de António Caixa, na necessária defesa dos clientes e da própria Sorrisos & Confiança, Lda. A retribuição é mantida, em respeito pelo estipulado no art.º 354.º, n.º 1, do Código do Trabalho.

6.º

Querendo, deve o visado responder à presente nota de culpa, no prazo de 10 dias úteis, podendo consultar os presentes autos, realizar as diligências probatórias que entenda relevantes para esclarecer os factos e a sua participação nos mesmos, juntando os documentos necessários ao esclarecimento da verdade, nos termos do n.º 1 do art.º 355.º do Código do Trabalho.

A Sorrisos & Confiança está disponível para ouvir até 3 testemunhas de António Caixa por cada facto descrito na presente nota de culpa.

Mais se informa que o Administrativo, Pedro Diligente, e os três clientes envolvidos, Baltasar, Gaspar e Melchior, são testemunhas de processo da Sorrisos & Confiança, Lda.

(Assinatura)

(Francisco Direito)

Em anexo:

  • Anexo 1: cópias do Diário da Entrega
  • Anexo 2: identificação dos clientes
  • Anexo 3: cópia dos documentos entregues aos clientes, por António Caixa, como comprovativo de pagamento dos produtos."

Requisitos a cumprir pela nota de culpa

Nas situações em que se verifique alguma infração do trabalhador que seja suscetível de sanção disciplinar, incluindo o despedimento com justa causa, o empregador deve:

  1. Comunicar ao trabalhador, por escrito, as infrações por si cometidas e a sanção a aplicar, juntando a nota de culpa.
  2. Remeter, na mesma data, cópias da comunicação e da nota de culpa à Comissão de Trabalhadores e, se o trabalhador for representante sindical, também à associação sindical respetiva.
  3. A violação de 1. e 2. constitui contra ordenação grave (ou muito grave no caso de representante sindical).

A nota de culpa deve descrever detalhadamente os factos / infrações atribuídos ao trabalhador e que fundamentam a sanção disciplinar aplicada, nomeadamente quais os deveres violados pelo trabalhador.

A situação, com todos os factos relacionados com a infração cometida, deve ser circunstanciada em termos de:

  • modo (como aconteceu);
  • tempo (quando ocorreu, ainda que de forma aproximada);
  • lugar (onde aconteceu).

Com isto, pretende-se que o trabalhador possa organizar devidamente a sua defesa, sob pena de o processo disciplinar ser considerado nulo.

Adicionalmente, deve tomar-se em consideração que:

  1. O empregador é capaz de provar todos os factos / infrações de que o trabalhador é acusado e que constam da nota de culpa.
  2. A nota de culpa pode citar trabalhadores da empresa como testemunhas e os respetivos cargos que ocupam.
  3. A nota de culpa é limitadora da acusação no sentido em que, em tribunal, por exemplo, em caso de despedimento, o empregador não pode invocar factos não mencionados previamente na nota de culpa (e na subsequente resposta do trabalhador).
  4. A comunicação (e nota de culpa) podem ser enviadas ao trabalhador, pela empresa ou advogado nomeado para o processo (Instrutor).
  5. A comunicação (e nota de culpa) devem ser enviadas no prazo máximo de 60 dias após conhecimento das infrações cometidas pelo trabalhador (salvo quando exista inquérito prévio à nota de culpa).
  6. Com ao envio da nota de culpa, o empregador pode suspender o trabalhador com manutenção da retribuição.
  7. O empregador pode suspender o trabalhador 30 dias antes da notificação da nota de culpa se justificar, por escrito, que, tendo em conta os indícios imputáveis ao trabalhador, a sua presença é inconveniente à averiguação, e que ainda não foi possível elaborar a nota de culpa.

Os procedimentos que se devem seguir à nota de culpa estão previstos nos artigos 355.º a 358.º do Código do Trabalho.

Da sanção disciplinar ao despedimento com justa causa

O poder disciplinar do empregador permite-lhe a aplicação de sanções disciplinares ao trabalhador, em caso de infração, conforme art.º 328.º do Código do Trabalho.

As sanções disciplinares têm regras várias como, por exemplo, a de não poderem ser aplicadas sem a audiência prévia do trabalhador. E podem ir da mera repreensão ao despedimento sem indemnização ou compensação.

O direito de exercer o poder disciplinar prescreve 1 ano após a prática da infração e, qualquer procedimento disciplinar, deve iniciar-se nos 60 dias seguintes à tomada de conhecimento da infração pelo empregador ou superior hierárquico com competência disciplinar.

Um procedimento disciplinar implica uma comunicação ao trabalhador acompanhada de uma nota de culpa.

Caso seja necessário um inquérito prévio para fundamentar a nota de culpa a enviar ao trabalhador, o seu início interrompe a contagem dos 60 dias (e de prescrição de 1 ano), desde que:

  1. O inquérito ocorra nos 30 dias seguintes à suspeita de comportamentos irregulares.
  2. O procedimento seja conduzido de forma diligente.
  3. A nota de culpa seja notificada até 30 dias após a conclusão inquérito prévio.

A sanção disciplinar deve ser sempre proporcional à gravidade do ato cometido e da culpa do trabalhador. A mais gravosa, a do despedimento com justa causa, está prevista no Código do Trabalho (CT) do art.º 351.º ao 358.º.

Constitui justa causa de despedimento: 1) o comportamento culposo do trabalhador e a 2) impossibilidade de manutenção da relação de trabalho. Estes são 2 requisitos cumulativos definidos pelo Código do Trabalho, para que um despedimento por justa causa seja considerado lícito.

As situações que podem levar ao despedimento do trabalhador, por comportamento culposo, vão da desobediência ilegítima, a falsas declarações, à provocação de conflitos, a danos patrimoniais, à violência física ou crime, ou à redução anormal de produtividade, entre tantas outras.

Saiba mais em Cessação do contrato de trabalho por iniciativa do empregador.