Guia de transporte: 10 perguntas essenciais

A guia de transporte é um documento de transporte que deve acompanhar a circulação em Portugal dos bens envolvidos em operações efetuadas por sujeitos passivos de IVA.

De seguida encontra respostas às principais questões sobre a guia de transporte segundo as considerações das Finanças e a legislação em vigor.

1. O que são bens de circulação?

Consideram-se bens de circulação os materiais que se encontram fora dos locais de produção, transformação ou exposição nos estabelecimentos de venda. Incluem-se ainda os bens encontrados nos veículos no ato de descarga ou transbordo, ou bens expostos para venda em feiras e mercados.

Os bens de uso pessoal ou doméstico, por exemplo, encontram-se excluídos do regime de bens em circulação.

2. É obrigatório emitir e comunicar um documento de transporte?

Em geral, sim. Porém, quando o remetente se encontra noutro país da União Europeia ou em países terceiros, não é obrigatório comunicar à AT.

Tal também sucede com as mudanças de instalações (do ativo imobilizado), o transporte de resíduos sólidos urbanos, taras e embalagens retornáveis.

Os bens agrícolas de produção própria ou as amostras para oferta também estão excluídas.

Contudo, é necessário provar a origem da mercadoria por intermédio de uma declaração da empresa.

3. Quem tem de processar a guia de transporte e quando?

Os documentos de transporte são processados pelos sujeitos passivos de IVA que sejam remetentes dos bens e pelos detentores dos bens, antes do início da circulação.

4. Quem é obrigado a comunicar a guia de transporte e como?

Todos os sujeitos passivos com volume de negócios superior a 100 mil euros são obrigados a comunicar os documentos de transporte, por transmissão eletrónica de dados, ou através de serviço telefónico.

5. É necessário comunicar os documentos de transporte antes de sair com a mercadoria mesmo circulando com a guia?

Sim, é sempre necessário comunicar os documentos de transporte com softwares certificados ou por telefone.

6. Que elementos deve conter a guia de transporte?

Segundo o artigo 4º do Regime de Bens em Circulação, a guia ou documento de transporte deve conter obrigatoriamente: 

  • nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e número de identificação fiscal do remetente dos bens; 
  • nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do destinatário ou adquirente dos bens; 
  • número de identificação fiscal do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA (art.º 2.º do CIVA); 
  • menção, sendo caso disso, de que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA; 
  • designação comercial dos bens, com indicação das quantidades; 
  • locais de carga e descarga; 
  • data e a hora em que se inicia o transporte. 

Quando a guia não é processada por computador deve ainda apresentar:

  • referência à autorização ministerial relativa à tipografia que os imprimiu; 
  • a numeração atribuída; 
  • os elementos identificativos da tipografia, nomeadamente a designação social, sede e número de identificação fiscal.

7. Existem diferenças entre guia de remessa e guia de transporte?

Não existem diferenças entre a guia de transporte e a guia de remessa, a nível de conteúdo. Ambas podem ser utilizadas segundo os seus usos comerciais.

8. Que documentos são considerados documentos de transporte?

Qualquer documento será considerado um documento de transporte se apresentar os elementos obrigatórios.

Consideram-se documentos de transporte:

  • fatura;
  • a guia de remessa;
  • a guia de transporte
  • a nota de devolução;
  • o documento equivalente (guia de movimentação de ativos próprios; guias de consignação; folha de obra ou outros).

9. Uma fatura simplificada pode servir como documento de transporte?

Uma fatura simplificada não serve para este fim uma vez que não contém os elementos referidos no n.º 5 do artigo 36.º do CIVA, a indicação dos locais de carga e descarga, a data e hora em que se inicia o transporte. 

10. O que é uma guia de transporte global?

Trata-se de um documento que é emitido quando o destinatário dos bens não é conhecido, no momento da saída dos bens. 

A emissão deste documento obriga à emissão de um documento de entrega do bem ao destinatário ou, de registo em documento próprio no caso de saída de bens a incorporar em serviços prestados pelo remetente.