10 exemplos de e-mail formal para vários usos
Pretende enviar um e-mail formal ou um email profissional e tem dúvidas de como o redigir? Consulte os nossos exemplos de e-mail formal para vários usos e adapte-os ao seu caso pessoal de forma simples e eficaz.
Exemplo de e-mail formal genérico pronto a usar
Assunto: ... [indique de forma muito resumida o assunto do e-mail e outros dados como referências/números de processos/números de identificação, se aplicável]
Ao cuidado de ... departamento X / serviço X / gerência da empresa X / administração [Inclua esta menção antes de "Exmo.(s) Senhor(es)" se não souber quem é o destinatário do email ou se não tiver o endereço eletrónico dessa pessoa]
Exmo.(s) Senhor(es), [Se conhecer ou souber quem é o destinatário, acrescente o nome e o título Dr(a)/Eng./Professor/Diretor/Administrador, se aplicável]
Sou ... [se é um primeiro contacto, apresente-se: utente/cliente/aluno/candidato à vaga de/utilizador do serviço de ..., caso contrário pode omitir este passo]
Estou a contactar por ... / Venho solicitar ... / Venho apresentar proposta ... [indicar o motivo pelo qual está a escrever o email de forma objetiva, sucinta e mencionando os detalhes importantes].
Anexo os documentos ... / a proposta ... / os comprovativos ... [descrever os anexos, se não existirem omita este passo].
Agradeço desde já a atenção dispensada. Fico à disposição para qualquer esclarecimento adicional./Aguardo contacto./Aguardo agendamento de reunião.
Atenciosamente,
[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]
Exemplo de e-mail formal para empresa a solicitar algo
Assunto: Pedido de Orçamento [pode adaptar consoante o seu caso específico]
Ao cuidado do departamento comercial [pode omitir este passo se sabe a quem dirigir o e-mail]
Exmo.(s) Senhor(es), [se conhecer o destinatário, acrescente o nome]
Estou a entrar em contacto para solicitar um orçamento referente ao produto/serviço ... [indique a designação e descreva os detalhes do produto ou serviço que necessita, quantidades, dimensões, etc.]
Agradeço informação sobre as condições de venda, prazo de entrega/execução, garantias, instalação/assistência pós-venda/manutenção, prazos de pagamento/avenças, formação, ... [indique as informações que pretende de acordo com o seu caso concreto].
Grato pela atenção dispensada, fico ao dispor para qualquer esclarecimento adicional.
Com os melhores cumprimentos,
[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]
Exemplo de e-mail formal para uma instituição
Assunto: Pedido de reunião
Ao cuidado da Direção da Associação ... /Conselho Fiscal da Associação ... /Direção Técnica da ... [nome da instituição] /Serviço de ...
Exmo.(s) Senhor(es) [se souber a quem dirigir o e-mail, indique o cargo e o nome. Exemplo: Exma. Senhora Diretora Dra. Ana Santos]
Sou ... [apresente-se de forma sucinta se se tratar de um primeiro contacto, indique o cargo/função/especialização, se aplicável.]
Gostaria de solicitar uma reunião com o objetivo de discutir/apresentar ... [indicar o motivo da reunião: oportunidade de negócio, apresentação de projeto ou proposta, realização de entrevista, pedido de esclarecimento, etc.]
Caso seja possível, sugiro ... [indicar data(s) e hora(s)]. Se não for possível, peço a V. Ex.ª que me informe da disponibilidade da sua agenda para as próximas semanas e o dia e hora que serão da sua conveniência.
Gostaria ainda que me indicasse os intervenientes na reunião e se necessitam que envie previamente documentação/materiais relevantes/ordem de trabalhos, ficando desde já à disposição para qualquer esclarecimento adicional.
Agradeço antecipadamente a atenção dispensada. Aguardo o contacto de V. Exª.
Atenciosamente,
[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]
Exemplo de e-mail formal para um cliente
Assunto: Confirmação de pedido / Envio de orçamento / Agendamento de reunião / Regularização de fatura vencida
Prezado(a) Senhor(a), [se o cliente for uma empresa, indique o responsável]
Confirmo a receção do seu pedido ... [identificar o pedido com designação, número, ou outros dados] e informo que o mesmo será entregue no prazo de ... dias. / Serve o presente e-mail para enviar o orçamento solicitado referente a ... [produto, serviço], com indicação de todas as condições de venda, pagamento e assistência pós-venda / Gostaria de agendar uma reunião para ... [apresentação de proposta / demonstração de produto]. Sugiro a data ..., se não for possível, agradeço que me informe da sua disponibilidade para a realização da mesma. / Entro em contacto para solicitar a regularização da n/Fatura ... [indicar número], de ... [data de emissão], no valor de ... euros que se encontra vencida e não liquidada. Anexo extrato de conta corrente para conferência. Se a mesma foi entretanto liquidada, queira ignorar o presente e-mail.
Agradeço a preferência e permaneço à disposição para quaisquer esclarecimentos.
Atenciosamente,
[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]
Exemplo de e-mail formal de resposta e envio de documentos
Assunto: Envio de Documentos [indicar número de processo/orçamento/referência/proposta ou outra identificação, se aplicável]
Prezado(s) Senhor(es), [indique o cargo e o nome se sabe quem é o destinatário]
Agradeço o e-mail de V. Exª(s) e, conforme solicitado, envio todos os documentos relativos a .../comprovativos de ... dentro do prazo estabelecido.
Anexo: [indicar de forma sucinta os documentos que anexa]
- Documento ... de... [indicar data, se aplicável]
- Comprovativo ...
- Relatório ...
- Notificação ...
- Proposta ...
Gostaria de salientar que todos os documentos enviados estão conforme os originais.
Para qualquer informação adicional, não hesite(m) em contactar-me.
Sem mais de momento,
[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]
Exemplo de e-mail formal para as finanças
Assunto: Processo ... [número do processo], NIF ... [número de Identificação Fiscal (contribuinte)]
Exmo.(a) Senhor(a) Chefe do Serviço de Finanças de ... - ... , [localidade e número da repartição, se aplicável]
Sou ... [nome completo], com o domicílio fiscal ... [morada fiscal], com o NIF ... [número de Identificação Fiscal (contribuinte)].
Tenho uma mensagem de dívida no Portal da AT correspondente ao processo ... [indicar o número do processo], com data de instauração de ... [indicar a data do processo], relativo a IMI do ano ... em dívida [adaptar ao seu caso pessoal].
O pagamento deste imposto foi efetuado dentro do prazo legal, em ... [data do pagamento], conforme comprova(m) documento(s) bancário(s) que anexo. [anexar o(s) comprovativo(s)]
Por constar esta incidência da minha situação fiscal, estou impedido(a) de emitir Declaração de Dívida e Não Dívida que necessito com muita urgência.
Agradeço a atenção dispensada a este assunto e solicito a regularização desta situação com a maior brevidade possível.
Fico ao dispor para qualquer esclarecimento adicional.
Sem mais de momento,
[Nome, informações de contacto]
Exemplo de e-mail formal para a segurança social
Assunto: Regularização de situação contributiva, NISS ... [indique o assunto e outros dados que o identifiquem como o número de processo, se existir]
Exmo.s Senhores,
Sou ... [indique o seu nome], com o NISS ... [indique o seu número de identificação da segurança social].
Solicitei, através da segurança social direta, Declaração da Situação Contributiva em ... [data do pedido] e a mesma refere que a situação não se encontra regularizada por falta de pagamento das contribuições ... [identificar o(s) período(s)].
Estas contribuições foram liquidadas dentro do(s) prazo(s) devido(s), em ... [data(s) do(s) pagamento(s)], no valor de ... euros [indicar o valor para cada período], conforme documento(s) comprovativo(s) do(s) pagamento(s) que anexo [anexar todos os documentos justificativos dos pagamentos], pelo que a cobrança de juros de mora no valor de ... euros relativos a estas contribuições é indevida.
Assim, solicito a regularização da situação contributiva e o afastamento de juros e coimas com a maior urgência.
Grato(a) pela atenção dispensada, fico ao dispor para qualquer esclarecimento adicional.
Atenciosamente,
[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável. Exemplo: sócio-gerente de sociedade)]
Exemplo de e-mail formal para um departamento de uma universidade
Assunto: Pedido de informações [indicar o motivo do envio do e-mail]
Ao Departamento de ... / Serviço de ... / Faculdade de ... da Universidade ... [se souber a quem dirigir o e-mail pode omitir este passo]
Magnifico(a) Reitor(a) da Universidade..., [título académico e nome]/ Exmo.(a) Senhor(a) Presidente do Instituto Politécnico de ... [título académico e nome] / Exmo.(a) Senhor(a) Diretor(a) da Faculdade... [título académico e nome] / Exmo.(a) Sr.(a) Responsável do Projeto ... [título académico e nome].
Sou ... [nome], aluno(a) do ... ano do curso de ... e gostaria de solicitar informações sobre ... [programas de investigação / eventos académicos / eventos científicos / oportunidades de estágio para estudantes / serviços para a comunidade académica e local / matrículas e propinas, etc.].
Se possível, gostaria de agendar uma reunião para esclarecimento deste assunto / solicitar o envio de documentação / formulários / folhetos a fim de formalizar candidatura [indique o motivo pelo qual está a solicitar a informação e o que pretende da outra parte, se aplicável].
Grato(a) pela atenção dispensada,
[Nome, informações de contacto, número de aluno (se aplicável)]
Exemplo de e-mail formal para um professor
Assunto: Pedido de reunião de orientação de dissertação de mestrado [adaptar ao seu caso concreto]
Exmo.(a) Senhor(a) Professor(a) / Professor(a) Doutor(a) [caso seja professor catedrático] ... [nome do(a) professor(a)]
Nas últimas semanas tenho pesquisado sobre um possível tema de dissertação de mestrado que me desperta muito interesse e que gostaria de investigar de forma sistemática e aprofundada.
Seria muito importante para mim ter a oportunidade de reunir com o(a) Senhor(a) Professor(a) / Professora(a) Doutor(a), dentro dos horários da universidade e mediante a sua disponibilidade, para discutirmos este tema e avaliar se seria uma área viável para a minha dissertação, conhecer as suas sugestões e orientações adicionais, metodologia de trabalho, objetivos, referências bibliográficas e demais aspetos conexos.
Agradeço desde já a sua atenção e aguardo ansiosamente a sua resposta.
Atenciosamente,
[Nome, informações de contacto, número de aluno, curso]
Exemplo de e-mail de despedida
Assunto: Mensagem de despedida
Caro(s) ... chefe / diretor / supervisor/ colega(s),
Após um período de reflexão, decidi abraçar um novo projeto que acredito ser um enorme desafio mas também uma oportunidade de desenvolvimento pessoal e profissional.
Escrevo esta mensagem de despedida porque a minha jornada na empresa... / no serviço... / no departamento de... não teria sido tão gratificante sem o seu / vosso contributo.
Não posso deixar de expressar a minha gratidão por tudo o que aprendi consigo / convosco e por todos os momentos difíceis que superámos juntos, bem como os momentos de sucesso que partilhámos ao longo destes meses/anos.
Agradeço o apoio e a confiança depositada em mim e as oportunidades que me foram dadas e desejo-lhe(s) muito sucesso para o futuro.
Deixo os meus contactos à sua / vossa disposição.
Atenciosamente / Um forte abraço,
[Nome e contactos]
Nota: Se pretende enviar o currículo por e-mail, consulte: exemplos de e-mail formal para envio de currículo.
Dicas para redigir um e-mail formal ou e-mail profissional eficaz
Estrutura de um e-mail formal
Pode escrever vários e-mails formais com várias finalidades mas, independentemente do conteúdo ou destinatário, pode seguir uma estrutura comum:
- Assunto: descreva de forma muito sucinta o assunto do e-mail e indique dados que o identifiquem, se necessário;
- Saudação: comece com uma saudação adequada ao destinatário e ao nível de formalidade [Caro / Prezado / Exmo. Senhor ];
- Apresentação: se se tratar de um primeiro contacto, faça uma breve apresentação para o destinatário saber quem lhe escreve;
- Introdução: explique o motivo do email de forma clara e concisa;
- Corpo do e-mail: inclua todas as informações e dados relevantes, indique se existem anexos. Se fizer uma solicitação, forneça informações adicionais que ajudem o destinatário a entender o que pretende;
- Conclusão: agradeça ao destinatário pela atenção, afirme que está à disposição para mais esclarecimentos e forneça informações de contacto, se necessário;
- Despedida: use uma despedida formal [Atenciosamente / Com os melhores cumprimentos / Com elevada estima];
- Assinatura: inclua o seu nome completo e cargo ou título, se necessário.
Recomendações para não errar ao redigir um e-mail formal
- Se usar o seu endereço eletrónico pessoal verifique se o mesmo dá uma imagem profissional. Evite endereços como pedro_omaior@... ou rita.bunny@.... Se for necessário, crie um novo;
- Use um tom adequado ao destinatário e uma linguagem cuidada;
- Não use termos demasiado informais, gíria nem emojis;
- Seja claro e objetivo, evite e-mails longos e com muitos parágrafos;
- Leia cuidadosamente o e-mail e certifique-se de que escreveu tudo o que pretendia, todos os dados estão corretos, anexou tudo o que queria enviar com o e-mail e não há erros ortográficos.
