Como conquistar clientes por e-mail

A comunicação por e-mail é uma oportunidade para melhorar a relação entre a empresa e o cliente e para aumentar a reputação da empresa. Mas se um e-mail bem construído permite conquistar clientes, um e-mail mais descuidado leva ao quebrar dessa ligação.

Assim, é importante prestar atenção a todas as comunicações estabelecidas por e-mail com um cliente.

1. Responder rapidamente

Tente responder dentro de 24 horas aos e-mails dos clientes. Os clientes gostam de saber que são ouvidos e que são encarados como prioridades.

2. Ser conciso

Longos e-mails são prejudicais à reputação da empresa. Prefira enviar e-mails curtos e simples, que sejam efetivamente lidos e percebidos.

Antes de enviar um e-mail pense no objetivo desse e-mail. Elimine o que não se relaciona com esse objetivo. Limite o texto do e-mail a cinco frases.

3. Ser amigável

Use um tom amigável no seu discurso. Preste especial atenção ao início e ao final do seu e-mail. Utilize expressões amigáveis para facilitar e estreitar a relação com o cliente.

Veja como começar e como acabar um e-mail.

4. Manter a organização

Os e-mails devem ser visualmente atrativos, com informação relevante destacada e não cheia de anexos e de imagens que deixam um cliente sem saber como responder.

Para manter a organização do e-mail deve:

  • dar ao cliente a perceber do que o e-mail se trata apenas pelo título assunto;
  • distinguir claramente as pessoas envolvidas no corpo da mensagem para elas saberem o que é esperado delas, utilizando também eficazmente as opções “Para” e “Cc” (com conhecimento);
  • colocar a informação principal de início;
  • incluir detalhes que possam ser importantes para uma tomada de decisão;
  • responder por tópicos ao que o cliente pergunta;
  • usar a relação “se-então” (“se concorda com isto então enviarei documentos”, por exemplo).

5. Reler e-mail

Para evitar confusões e ataques de ansiedade deve ler o e-mail de início a fim e verificar se incluiu todos os anexos antes de o enviar. Só depois de verificar que não existem erros e que todos os pontos anteriores foram respeitados é que deve carregar em “Enviar”.

Todo o cuidado empregado num e-mail será recompensado pela confiança ganha com um cliente.

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