Por: João Paulo Moura

Como organizar uma lista de tarefas no trabalho

Fazer uma lista de tarefas no trabalho é essencial para a organização e para a produtividade. Contudo, fazer uma lista de tarefas de forma desorganizada acaba por ser contraproducente, pelo que se torna imperial adotar algum método para escrever a lista de tarefas a seguir.

Técnica 1-3-5

Conhece a técnica 1-3-5? Em caso negativo nós explicamos. Basicamente, se tem muitas coisas a fazer, pode organizar a lista de tarefas num esquema de:

  • 1 grande tarefa
  • 3 médias tarefas
  • 5 pequenas tarefas

Pode fazer uma pirâmide com a principal tarefa a fazer no topo, as 3 tarefas relevantes seguintes ao meio, e as 5 tarefas mais ligeiras na base, começando-se por trabalhar pela grande tarefa e descendo-se na pirâmide.   

Esforço exigido

Outra forma de fazer a lista de tarefas no trabalho é dividir as tarefas pelo esforço que elas exigem (grande, médio e pequeno). Assim, as tarefas fáceis podem ser feitas num período mais ligeiro do dia e uma grande tarefa pode ser feita no período onde se tem mais atenção e energia.

Grau de urgência

Outro critério para organizar as tarefas a cumprir é a urgência. Coloque as tarefas mais urgentes em primeiro lugar e as menos urgentes no final. Atribua a cada tarefa da sua lista um tempo de execução.

Tempo de execução

Também pode organizar a lista de tarefas pelo tempo de execução. Nas quatro horas da manhã cabem duas tarefas importantes, por exemplo, e nas quatro horas da tarde podem caber três tarefas médias e seis tarefas pequenas. Fica a seu critério quais as tarefas a fazer e quando.