Como finalizar um e-mail formal e outras dicas
Num e-mail formal, há que o concluir da forma mais correta e adequada, em face do tipo de mensagem e do seu destinatário.
Existem várias formas de concluir um e-mail formal. Por vezes falamos de seriedade da mensagem e não tanto de formalidade.
E-mail solicitando informações ou esclarecimentos
Se pede informação a um superior, ou a um colega, com quem mantém uma relação formal, o e-mail terá que formal.
Por outro lado, a opção por colocar "cumprimentos", ou algo análogo, vai depender muito da relação que tem com estas pessoas dentro da empresa. Mesmo num e-mail formal, pode não ser necessário e bastará despedir-se com o seu nome, ou com um "até já".
Eis algumas formas de concluir o e-mail e de se despedir:
"Muito obrigado, desde já, por toda a ajuda que me possa dar neste tema. Ficarei a aguardar.
Com os melhores cumprimentos,
Nome"
***
"Peço desculpa pelo incómodo, mas de facto a sua ajuda é muito bem-vinda. Muito obrigado.
Atentamente,
Nome"
***
"Agradeço antecipadamente a sua colaboração e disponibilidade.
Atenciosamente,
Nome"
***
"Obrigado pela sua disponibilidade em ajudar-me.
Até já,
Nome"
E-mail definindo procedimentos e apelando à participação
Este é também um tema corporativo. Neste caso, pode não ser tão formal, mas tem que ser sério e "call-to-action" se precisamos de participação ativa dos destinatários.
" Espero ter sido clara nos objetivos que pretendemos alcançar e como lá chegar. De todo o modo, não hesitem em contactar-me caso subsistam algumas dúvidas.
Obrigada, conto com a participação de todos.
Com os melhores cumprimentos,
Nome"
***
"O processo não é simples, vamos cometer erros, mas vamos aprender, certamente, com todos eles. Qualquer dúvida ou qualquer sugestão, são bem-vindas. Enviem-me por favor.
Obrigado a todos.
Nome"
***
"Estas são as regras a implementar a partir do início do ano que vem. Cada um terá o seu papel a desempenhar e todos seremos importantes neste processo. Por isso, conto com todos vós.
Até lá, caso existam dúvidas, sintam-se à vontade para partilhar.
Muito obrigado.
Nome"
E-mail com desculpas por erro ou mal-entendido
Se cometeu um erro, ou gerou um mal-entendido, é urgente clarificar. Pode fazê-lo por e-mail ou pessoalmente. Depende da situação. Se é viável fazê-lo por e-mail, então seja objetivo e muito claro a explicar o seu erro ou mal-entendido. Depois, pode rematar assim:
"Espero ter clarificado a situação e que não restem quaisquer mal-entendidos. De todo o modo, estou disponível para esclarecimentos adicionais.
Obrigado pela vossa compreensão.
Com os melhores cumprimentos,
Nome"
***
"Lamento o ocorrido e quaisquer transtornos que tenha provocado. Foi um lapso que não se repetirá. Conto com a sua compreensão e paciência.
Obrigado.
Nome"
E-mail dirigido a serviços públicos
Aqui a formalidade é exigida porque não conhecemos o destinatário e vamos precisar de ajuda de um qualquer serviço público.
"Agradeço antecipadamente toda a atenção que possa dedicar a este assunto.
Cumprimentos,
Nome"
***
"Agradecendo, desde já, todo o tempo despendido com este assunto, subscrevo-me com os meus melhores cumprimentos,
Nome"
***
"Muito obrigado pela sua colaboração. Ficarei a aguardar.
Atentamente,
Nome"
***
"Agradeço, desde já, a sua colaboração.
Atenciosamente,
Nome"
***
"Agradeço a sua preciosa colaboração, apresentando os meus cumprimentos,
Nome"
***
"Muito obrigado.
Cordialmente,
Nome"
Dicas a seguir na elaboração e envio de e-mails
Os e-mails surgiram como uma forma célere de comunicação, simplificando também, em muito, os processos de envio de documentos.
Comunicação célere pressupõe também respostas rápidas e, a verdade, é que também os e-mails vieram encurtar significativamente o tempo a todos os níveis.
Embora possa ter que ser formal, o e-mail não é uma carta e, portanto, a forma de comunicar, aligeirou-se também. Há coisas simples que vieram para ficar. Depois, há dicas sobre comportamentos a evitar. Deixamos alguns exemplos.
- Se envia um e-mail, não telefone de seguida a perguntar se o destinatário recebeu o e-mail.
- Se quer garantias de que o e-mail chegou, selecione "recibo de entrega" e/ou "recibo de leitura" nas opções de mensagem (se tem software em inglês escolha em "options", o "delivery receipt" e/ou o "read receipt"). O recibo de entrega é dado pelo sistema do destinatário, mas o recibo de leitura é dado por quem lê, que nem sempre concede o recibo.
- Não use bcc, trata-se de uma ferramenta muito pouco transparente e recomendável, pelo que o seu uso deve ser limitado a finalidades muito pontuais.
- Se vai enviar e-mails para pessoas distintas, que não se conhecem, e em que deve preservar a sua identidade, aí sim, coloque todos os nomes em bcc. Desta forma, nenhum nome aparece nos destinatários. Opte por colocar o seu endereço eletrónico, por exemplo, como destinatário. Ou pode, simplesmente, não colocar nada.
- Escolha criteriosamente o "assunto" do e-mail. É uma questão de organização. Será mais fácil encontrá-lo futuramente.
- Ao trocar e-mails na empresa, ao segundo e-mail para a mesma pessoa, não volte a dizer bom dia ou boa tarde. Afinal, já falou com ela hoje, use o nome.
- Não use "bom dia" ou "boa tarde", simplesmente. Diga "Olá, bom dia", "Bom dia João", ou "Bom dia Dr. João Ferreira", por exemplo. Ficará bastante mais "amigável".
- Se estiver a enviar anexos, não se esqueça de o mencionar. E o anexo deve ter um nome adequado ao e-mail e ao assunto.
- Não use sombreados, palavras inteiras em maiúsculas e minimize os "bold" ou "negritos", já que podem ser ofensivos para quem recebe.
- Se envia muitos e-mails diariamente, defina uma assinatura nas opções da mensagem (ou Message / signature) para lhe simplificar a vida. Mas escolha uma assinatura com uma fonte simples, evite letras "góticas".
- Organize os seus e-mails: crie sub-pastas na sua "caixa de entrada", por tema, departamento ou pessoa.
- Use "flags" de cores diferentes para assinalar a urgência dos e-mails, se não consegue geri-los no mesmo dia, ou volte a marcá-los como não lidos ("unread").
- Use o "address book" ou ficheiro de contactos do seu e-mail. Terá que ir adicionando os seus contactos ao longo do tempo, mas será uma grande simplificação na hora de enviar e-mails.
Consulte também os artigos:
