Não basta aderir ao regime para adiar o pagamento do IVA ao Estado. Há que saber como emitir recibos no IVA de caixa.

Para que sejam válidos, as faturas e os recibos devem conter a designação “IVA – regime de caixa”. Os documentos devem ainda obedecer a uma ordem sequencial específica, distinta das faturas emitidas para transações abrangidas pelo regime geral.

Que dados incluir no recibo?

  • Quando um cliente faz um pagamento, a empresa emite o recibo correspondente, com data e numeração sequencial;
  • Para identificar a transação, acrescenta-se o número da fatura a que diz respeito, o valor sem IVA, a taxa aplicada e o montante de imposto liquidado;
  • Acrescenta-se o Número de Identificação Fiscal (NIF) de quem emite o recibo e o NIF do cliente.

Uma fatura, vários recibos

O recibo é de emissão obrigatória sempre que há boa cobrança que conduza ao pagamento do IVA. Mas no preenchimento deve ter em atenção os valores total ou parcelares. Por isso, para uma só fatura, pode ser emitido mais do que um recibo.

Vejamos uma empresa que, em fevereiro, prestou um serviço por 1230,00 euros. No regime geral de IVA, assim que faturou, teria de pagar ao Estado 282,90 euros de imposto. Com o IVA de caixa, reteve esse dinheiro até abril.

Nessa altura, o cliente fez um pagamento de 800,00 euros obrigando a empresa a fazer contas com as Finanças. Mas não pelo montante global de IVA. Como só vai passar recibo de 800,00 euros, paga apenas 184,00 euros de IVA (23% de 800,00 euros). Os restantes 98,90 (dos 430,00 euros em falta) só serão liquidados quando receber do cliente, emitindo novo recibo. Esta é uma das vantagens do IVA de caixa.

Tanto para emitir como para comunicar esses recibos à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), as empresas recorrem ao ficheiro SAF-T PT.