Como começar um e-mail formal para empresa
Veja como começar da melhor forma um e-mail formal. Pode ser para uma empresa (conhecendo ou não o destinatário) para uma entidade pública, ou outra, um superior hierárquico, ou simplesmente alguém que exige tom formal.
Iniciar um e-mail formal para uma empresa quando não se conhece o destinatário
Antes de começar a escrever o seu e-mail formal deve pensar no seu destinatário. Analise quem vai receber o e-mail para que o tom da abertura da mensagem se adeque, depois, ao corpo do e-mail.
Quando não conhece o destinatário, use Ex.mos Senhores. Se não sabe quem vai abrir, muito menos a sua posição, ou se é do sexo feminino ou masculino, não corre qualquer risco se proceder deste modo:
- Imagine que dirige o e-mail ao Departamento Comercial de uma empresa, com quem nunca contactou e o seu endereço de e-mail é depcomercial@empresa_abc.pt. No início do e-mail pode sempre escrever "Ex.mos Senhores".
- Se se dirige a uma qualquer entidade, uma escola, universidade, finanças, segurança social, ou qualquer outra instituição, para tratar de qualquer assunto, use também "Ex.mos Senhores".
Começar um e-mail formal para uma empresa quando não se conhece ou não se tem o e-mail direto do destinatário
Considere agora que dirige um e-mail a uma empresa. Obteve um único endereço de e-mail no respetivo website (geral@empresa_abc.pt), mas pretende chegar ao Departamento Comercial.
Não terá qualquer problema em fazer algo idêntico ao que se fazia (ou se faz) nas cartas. No corpo do e-mail, comece por:
"Ao Departamento Comercial
Ex.mos Senhores"
Numa outra situação, pode acontecer que saiba o nome da pessoa a quem dirigir o e-mail, mas depois de muito esforço, não conseguiu, mesmo assim, obter o seu e-mail direto. Só tem mesmo o e-mail geral da empresa.
Embora raro, há ainda casos de pessoas que não têm e-mail direto, tendo que se enviar o e-mail para uma "caixa genérica" de determinado departamento ou área.
Seja qual for o caso, não há nada mais a fazer senão recorrer aos métodos mais velhinhos. E porque não?
No início do e-mail escreva:
"À Tesouraria
Ao cuidado da Ex.ma. Sra. D.ª Maria Matos / Ao cuidado da Sra. Maria Matos / Ao cuidado do Sr. Dr.º João Magalhães / Ao cuidado do Sr. João Magalhães"
Ou, simplesmente:
"Ao cuidado da Ex.ma. Sra. D.ª Maria Matos / Ao cuidado da Sra. Maria Matos / Ao cuidado do Sr. Eng.º João Magalhães / Ao cuidado do Sr. João Magalhães"
Note que:
- Há quem use o "Bom dia" ou "Boa tarde", mas é frio, não é formal nem informal. Além disso, não sabe se o e-mail será aberto de manhã, de tarde ou à noite. Por outro lado, este tratamento não se dirige a ninguém, na verdade, nem a "Senhores", e pode não ser bem recebido.
- Não troque "Senhores" por "Srs".
- "Prezados" ou "Caros" Senhores, pressupõe contacto prévio que não existe no primeiro contacto;
- "Ex.mos Senhores" serve para qualquer pessoa ou pessoas que possam abrir o e-mail, do sexo feminino ou masculino. Ao dirigir-se a uma entidade, quem abrir o e-mail, sendo diligente, reencaminhará o e-mail para a pessoa mais adequada para o assunto em causa ou para a pessoa que indica em "ao cuidado de". É também mais simples do que usar "Ex.mo(a) Senhor(a)".
Como começar um e-mail formal quando se conhece o destinatário
Se já conhece o destinatário e o trato formal se mantém, ou se é a primeira vez que o contacta e sabe o seu nome, eis as várias opções, seja empresa ou outra entidade:
- “Caro” ou “Prezado”, sendo o segundo mais pesado, mas tudo vai do gosto pessoal; pressupõe que já houve primeiro contacto;
- Sempre que possível, junte o nome e, neste tipo de e-mail, também a posição;
- O uso de apenas "Prezado Senhor / Prezada Senhora" ou "Caro Senhor / Cara Senhora" parece quando subimos ao "máximo do formalismo", porque vamos "atacar" ou reclamar de algo. Se não for o caso, evite.
- Se usar só Dr. ou Eng.º, inclua "Senhor" atrás, e isto aplica-se não só aqui como também na comunicação verbal, embora muitos não o façam. Antes de ser eng.º ou dr., todos são senhores ou senhoras. O trato por "Ó Dr." é considerado muito pouco elegante. Use "Dr. + nome" ou "Sr. Dr.";
- Ex.mo Sr. / Ex.ma Sra. é sempre aplicável (com o nome e posição, que conhece), tudo depende do grau de formalidade;
- Como aqui temos todos os dados da pessoa, podem usar-se abreviaturas.
Alguns exemplos:
- Ex.mo Sr. Dr. João Matos / Ex.ma Sra. Eng.ª Sofia Esteves
- Caro Sr. Dr. João Magalhães / Caro Dr. João Magalhães;
- Sra. Dra. Maria Ferreira / Cara Sra. Dra. Maria Ferreira / Cara Dra. Maria Ferreira;
- Cara Sra. Ana Matos / Caro Sr. António Marques / Prezada Sra. D.ª Ana Matos;
- Estimada D.ª Ana Matos / Estimado Sr. Eng.º. / Estimada Dra. Ana Matos.
Como Portugal é um país onde os títulos continuam a ter uma importância considerável, se o seu interlocutor é de uma área específica, as regras podem mudar quando falamos de total formalidade.
Professor Catedrático
Se a pessoa for um professor / professora catedrática, o título de "Dr." não é utilizado da mesma forma. As universidades têm professores catedráticos, associados e auxiliares. Um professor catedrático é doutorado, porque fez doutoramento (o equivalente ao grau Phd dos anglo-saxónicos), ou porque lhe foi concedido um doutoramento honoris causa. Assim, pode ter as seguintes opções para se dirigir ao seu interlocutor:
- se se trata de um professor associado ou auxiliar, será "Ex.mo Sr. Eng.º (nome)", "Ex.mo Sr. Dr. (nome) ou Sr. Professor";
- se é um professor catedrático, terá que ser Ex.mo Sr. Professor Doutor (nome), ou Ex.mo Senhor Professor Doutor, já que o doutoramento pressupõe "Doutor" por extenso com a associação de "Professor".
Reitor de Universidade
Se se vai dirigir ao Reitor de uma Universidade, use:
"Magnífico Reitor da Universidade de (x);
Ex.mo Sr. Professor Doutor (nome)"
Arquiteto
Comece com:
"Ex.mo Sr. Arquiteto (nome)"
Juíz
"Ex.mo Senhor, Meretíssimo Juíz (nome)
Como iniciar o corpo do e-mail
Apesar de todas as formalidades, não podemos esquecer que isto é um e-mail e não uma carta.
Assim, devem evitar-se clichés como “venho por este meio” e começar desde logo com a introdução do motivo que leva ao e-mail.
Se é o primeiro contacto, deve apresentar-se desde logo e, depois, introduzir o tema:
- Contacto-o / contacto-vos na sequência de (...);
- Tomei a liberdade de o contactar pois / na medida em que / já que (...);
- Venho solicitar-lhe / venho solicitar (...) / Solicito (...);
- Gostaria de lhe propor que / gostaria de lhe apresentar um proposta no sentido de (...).
Não esqueça de incluir no "assunto" do e-mail, algo que objetivamente identifique o tema da conversa e, se anexar documentos, não esqueça de o mencionar no corpo do e-mail ("para o efeito, anexo x, y, z").
Veja também:
- Como escrever um e-mail formal perfeito;
- Como se despedir num e-mail;
- Como finalizar um e-mail formal e outras dicas;
- Como enviar um curriculo por e-mail; ou ainda
- Exemplos de e-mail formal.
Como começar um e-mail formal em inglês
Escrever em inglês é bastante mais simples. A diferença entre o formal e o informal pode resumir-se apenas a "Dear Mr. John Carry", na versão formal, vs "Dear John Carry" ou "Dear John", nas versões mais informais.
O "dear" em inglês tem um sentido mais lato que o nosso "querido", estando associado a "estima" / "caro". Algo que vai além do "nosso querido", que é bastante mais restrito e íntimo.
Quando se trata de uma senhora, os cuidados são os seguintes:
- se sabe que é casada, será Mrs. (nome);
- se sabe que é solteira, será Miss (nome);
- se não sabe o estado civil, será Ms (nome).
Títulos de Dr. só são válidos para pessoas doutoradas, com o nível Phd por exemplo, mas não é comum usá-los num simples e-mail, por muito formal que seja.
Para todos os efeitos, num e-mail formal, o único doutor que vai ter é mesmo o médico. Aí será "doctor (nome). E sempre "Dear Doctor (nome)".
Se escreve a uma entidade, pode sempre usar algo que não se utiliza em Portugal e que seria “To whom it may concern,” no caso de não saber o nome da pessoa que vai receber o e-mail.
Saiba também como terminar um e-mail em inglês.
