Se é empresário e está atualmente a informar-se sobre todas as obrigações de uma empresa, provavelmente, deparou-se com a entrega anual da IES - Informação Empresarial Simplificada. No entanto, como esta declaração anual agrega diversas informações, nem sempre é fácil perceber qual é o seu propósito e o que a empresa tem de fazer.

Embora esta obrigação não esteja a cargo do empresário ou dos sócios de uma empresa, importa saber porque tem de comunicar e quais são os prazos da entrega. Saiba ainda se esta declaração tem custos e o que acontece caso não proceda à sua submissão anualmente.

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O que é a IES - Informação Empresarial Simplificada?

A Informação Empresarial Simplificada (IES), criada através do Decreto-Lei n.º8/2007, de 17 de janeiro, é uma declaração agregadora de informações declarativas, tanto a nível contabilístico, fiscal e estatístico.

Esta é uma obrigação das empresas e de alguns profissionais singulares com contabilidade organizada. Assim, é uma obrigação para: 

• Sociedades comerciais e as sociedades civis sob forma comercial
• Sociedades anónimas europeias;
• Empresas públicas;
• A sociedades que tenham sede no estrangeiro, mas com representação permanente em Portugal. Estas empresas devem apresentar apenas as contas referentes à representação permanente em território nacional.
• Pessoas singulares titulares de estabelecimentos individuais de responsabilidade limitada - EIRL.

Antes da IES ser criada, as empresas estavam obrigadas a prestar contas anuais a várias entidades, como o Instituto Nacional de Estatísticas (INE), Banco de Portugal, à Conservação do Registo Comercial e à Direção Geral das Atividades Económicas.

Ou seja, estas declarações eram entregues de forma individual a cada uma destas entidades. Mas com a entrada em vigor da IES é possível entregar todas estas informações numa única declaração. No fundo, estamos a falar de uma simplificação dos processos declarativos, das seguintes informações:

• Declaração anual de informação contabilística e fiscal. Esta obrigação consta na alínea c) do nº1 do artigo 117.º e 121.º do Código do IRC.
• Registo da prestação de contas;
• Declaração sobre informação de natureza estatística ao INE;
• Informação relativa a dados contabilísticos anuais para fins estatísticos ao Banco de Portugal;
• Informações estatísticas à Direção Geral das Atividades Económicas (para as atividades abrangidas pelo regime jurídico de acesso e exercício de atividades de comércio, serviços e restauração).

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Onde e como entrego a Informação Empresarial Simplificada?

Em primeiro lugar saiba que a Informação Empresarial Simplifica apenas pode ser submetida por um contabilista certificado (antigo TOC - Técnico Oficial de Conta). No entanto, esta é uma declaração que tem de ser entregue anualmente no Portal das Finanças.

Para tal, basta aceder ao Portal das Finanças e escrever na barra de pesquisa "IES". Depois selecione a primeira opção que irá aparecer. Na página seguinte irá surgir duas opções, como na imagem abaixo. Posteriormente terá de selecionar a opção "entregar".

Após preencher a IES, de acordo com as especificações legalmente estabelecidas, o seu contabilista certificado deverá submeter a declaração. Contudo, guarde a referência Multibanco que é gerada automaticamente após a entrega. Esta referência é relativa ao pagamento do registo da prestação de contas, e não da IES. No entanto, proceda ao pagamento rapidamente, pois tem apenas 5 dias úteis para cumprir esta obrigação.

Dado que a IES condensa inúmeras informações, saiba que quando ela é submetida pelo seu contabilista vai diretamente para o Ministério das Finanças. Posteriormente, a informação chegará aos outros destinatários, sem que tenha que adotar qualquer tipo de procedimento.

Até quando posso submeter a Informação Empresarial Simplificada no Portal das Finanças?

Tratando-se de uma declaração anual, a sua submissão no Portal das Finanças tem um prazo limite que varia de acordo com o fim do período económico. Para a maioria das empresas, o fim do período económico corresponde ao final do ano. Se esse é o caso da sua empresa, tem até ao dia 15 de julho do ano seguinte para proceder à entrega da IES.

Se por algum motivo específico, o período económico da sua empresa termina noutra altura do ano, tem de submeter a IES até ao 15.º dia do sétimo mês posterior ao termo do período económico. Por exemplo, se o fim do período económico da sua empresa é em fevereiro, tem até ao dia 15 de setembro para submeter a IES no Portal das Finanças.

Qual é o preço da IES?

A entrega da Informação Empresarial Simplificada é gratuita para as empresas e para os profissionais singulares. No entanto, o registo de prestações de contas é um serviço pago. Logo, após submeter a sua declaração é gerado um documento para o pagamento deste registo. O valor do registo de prestações de contas varia entre os 80 e os 85 euros.

Ou seja, se o registo for relativo a um exercício económico igual ou inferior a 2011, o valor a pagar é de 85€. Se for um registo relativo a um exercício económico igual ou superior a 2012, o valor a pagar é de 80€.

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Continuo a ter de enviar dados estatísticos para o Banco de Portugal e para o INE?

Muitas empresas têm dúvidas quanto aos dados estatísticos que continuam a ter de prestar após a entrega da IES. No caso do Banco de Portugal, a informação que é prestada através do preenchimento da IES não tem de ser enviada à parte. Ou seja, não precisa de responder ao inquérito anual da Central de Balanços e prestar a informação que constava no quadro 2 dos Questionários ao Investimento Direto do Exterior em Portugal e de Portugal no Exterior.

Mas em relação a estes dois questionários, as empresas continuam a ter de reportar diretamente ao Banco de Portugal a informação que consta nos restantes quadros. Por exemplo, precisa de comunicar a informação individualizada sobre as relações económicas entre investidores e empresas que são objeto de investimento direto. E nestes casos, deve estar atento para a informação ser coerente com a que declara na IES.

Já em relação ao INE, com a entrega da IES deixa de ser necessário enviar o Inquérito Anual à Empresa ao INE de forma autónoma. Mas os restantes inquéritos do INE continuam a ter de ser enviados à parte, consoante a atividade da sua empresa.

Para que serve o código de acesso que recebo após a entrega da IES?

Quando submete a Informação Empresarial Simplificada e após proceder ao pagamento do registo da prestação de contas, terá acesso a um código. Este é um código de acesso da Certidão Permanente de Registo Comercial. Contudo, tenha atenção pois este código é válido por um período de 3 meses.

Caso não saiba para que serve este código, ele permite visualizar on-line todos os registos comerciais da sua empresa. A grande vantagem é que consegue ter acesso a toda a informação devidamente atualizada. Assim, com este serviço do Ministério da Justiça não precisa de ter uma certidão de registo comercial em papel para consultar os registos da sua empresa.

O que acontece se a IES não for entregue?

Se a sua empresa deixar passar o prazo ou não proceder à entrega da IES, saiba que ficará sujeita a coimas e às sanções previstas na legislação fiscal, na legislação do registo comercial e ainda às descritas na lei do sistema estatístico nacional.

Lembre-se que o IES cinco obrigações, e por isso a falta de cumprimento desta obrigação pode trazer vários problemas para a sua empresa. Por isso, deve fazer um calendário onde constem todas as obrigações da sua empresa, de forma a não entrar em incumprimento.

Não sei preencher a declaração. Há algum guia de apoio online?

Embora esta seja uma obrigação declarativa que deve estar a cargo do seu contabilista certificado, saiba que existe um manual do IRN que reúne inúmeras informações relevantes sobre a IES. Além de responder às dúvidas mais comuns dos contribuintes, este manual explica como preencher inúmeros quadros e campos desta declaração.

Contudo, em caso de dúvida deve recorrer ao seu contabilista ou entrar em contacto com as entidades responsáveis pelas informações solicitadas na declaração.

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